Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain—pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan—tak akan dapat berjalan.
Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.
Perencanaan merupakan fungsi manajemen yang paling dasar dari semua fungsi-fungsi manajemen yang lain. Semua fungsi manajemen harus berdasarkan rencana yang sudah dibuat sebelumnya. Perencanaan dibuat untuk menentukan apa yang akan dilakukan, bagaimana melakukannya, kapan harus dilakukan dan siapa yang akan melakukan. Perencanaan ini mengikuti siklus perencanaan yang dimulai dengan menentukan kebutuhan, berakhir dengan kontrol dan monitoring, kemudian kembali lagi pada menentukan kebutuhan.
Alasan penting di dalam pembuatan perencanaan adalah untuk menghindari ketidakpastian langkah-langkah serta perubahan-perubahan, sehingga kita dapat memfokuskan langkah-langkah kita ke arah sasaran dan target yang sudah ditetapkan sebelumnya. Selain itu untuk memilih alternatif operasi yang ekonomis; serta untuk kepentingan pengawasan.
Proses perencanaan harus memperhatikan empat faktor penting yaitu:
1. waktu,
2. pengumpulan dan analisis data,
3. tingkatan perencanaan
4. kelenturan atau fleksibilitas.
Pada perencanaan terdapat 2 keuntungan :
1. Protektif adalah pengurangan kesalahan dalam pelaksanaan kegiatan
2. Positif adalah piningkatan kesuksesan dalam tujuan
Tujuan Perencanaan
Stephen Robbins dan Mary Coulter mengemukakan banyak tujuan perencanaan.
1. Tujuan pertama adalah untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan nonmanajerial. Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa rencana, departemen dan individual mungkin akan bekerja sendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerja organisasi kurang efesien.
2. Tujuan kedua adalah untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang manajer membuat rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya.
3. Tujuan ketiga adalah untuk meminimalisir pemborosan. Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja lebih efesien dan mengurangi pemborosan. Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan inefesiensi dalam perusahaan.
4. Tujuan yang terakhir adalah untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian. Proses pengevaluasian atau evaluating adalah proses membandingkan rencana dengan kenyataan yang ada. Tanpa adanya rencana, manajer tidak akan dapat menilai kinerja perusahaan.
Selain keempat hal tersebut, sebagian besar study menunjukan adanya hubungan antara perencanaan dengan kinerja perusahaan.
Perencanaan bertujuan untuk:
1. Standar pengawasan, yaitu mencocokan pelaksanaan dengan perencanaannya.
2. Mengetahui kapan pelaksanaan dan selesainya suatu kegiatan.
3. Mengetahui siapa saja yang terlibat (struktur organisasinya), baik kualifikasinya maupun kuantitasnya.
4. Mendapatkan kegiatan yang sistematis termasuk biaya dan kualitas pekerjaan.
5. Meminimalkan kegiatan-kegiatan yang tidak produktif dan menghemat, biaya, tenaga, dan waktu.
6. Memberikan gambaran yang menyeluruh mengenai kegiatan pekerjaan.
7. Menyerasikan dan memadukan beberapa subkegiatan.
8. Mendeteksi hambatan kesulitan yang bakal ditemui.
9. Mengarahkan pada pencapaian tujuan.
MANFAAT PERENCANAAN
1. Standar pelaksanaan dan pengawasan
2. Pemilihan berbagai alternative terbaik
3. Penyusunan skala prioritas, baik sasaran maupun kegiatan
4. Menghemat pemanfaatan sumber daya organisasi
5. Membantu manajer menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan
6. Alat memudahkan dalam berkoordinasi dengan pihak terkait, dan,
7. Dapat meminimalkan pekerjaan yang tidak pasti.
8. Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan.
9. Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami.
10. Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti.
11. Manajer dapat memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas.
TINGKATAN PERENCANAAN
I. Perencanaan Strategis
Merefleksikan keputusan-keputusan tentang alokasi sumberdaya, prioritas perusahaan dan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapaitujuan-tujuan strategis tersebut. Biasanya dibuat oleh Dewan Direksi dan Manager Puncak.
II. Perencanaan Taktis
Perencanaan dengan rentang yang lebih pendek untuk mengimplementasikan aspek-aspek tertentu dari perencanaan strategis perusahaan yang biasanya dibuat oleh Manager Level Menengah Keatas
III. Perencanaan Operasional
Biasanya dibuat oleh manager level menengah kebawah untuk menentukan target2-target jangka pendek: harian, mingguan dan bulanan
Sumber :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar