MEMAHAMI DAN MENDESAIN DATA AKUNTANSI
Basis data (database) adalah
pengumpulan data terkait yang komprehensif. Basis data diatur oleh system
manajemen basis data (fatabase management system), yang merupakan seperangkat
program yang memungkinkan pengguna untuk menyimpan, memodifikasi dan menyaring
informasi dari basis data.
Mengidentifikasi Dan Mendokumentasi File
File transaksi digunakan untuk
mencatat informasi mengenai berbagai kejadian di dalam proses bisnis
organisasi. Atribut-atribut record transaksi meliputi data transaksi, pelaku
yang berhubungan dengan kejadian (misalnya, harga dan kuantitas persediaan yang
dijual). File induk menyimpan data acuan dan data ringkasan tentang nernagai
entitas yagng berkaitan dengan kejadian (barang/jasa perusahaan, agen internal,
agen eksternal dan buku besar).
Diagram kelas UML dapat digunakan
untuk mendokumentasikan
a) Table-tabel
dalam SIA
b) Hubungan
antartable
c) Atribut-atribut
table
Atribut Dan Hubungan
Terdapat tiga konsep pentingyang
dikembangkan dari analisi kejadian yaitu :
Kunci Utama
Kunci utama (primary key) adalah
atribut yang secara unik mengidentifikasi record table. Ketika record
ditambahkan ke table, setiap record digunakan sebagai nilai kunci utama yang
hanya mengidentifikasi record tersebut.
Kunci Asing
Kunci Asing (foreign key) adalah
field di table yang merupakan kunci utama di beberapa table lainnya. Kunci
asing yang digunakan untuk menghubungkan satu table dengan table lainnya.
Kardininalitas
Kardinalitas merupakan suatu
bentuk banyaknya kejadian sepanjang waktu entitas yang dapat berhubungan dengan
entitas lain. Terdapat 3 jenis kardinalitas yaitu
-
One to one
-
One to many atau many to one
-
Many to many
MEMAHAMI DAN MENDESAIN QUERY DAN LAPORAN
Query
Query adalah elemen penting basis
data relasional. Bahasa query telah dikembangkan untuk memungkinkan pengguna
berkomunikasi dengan DBMS dalam bentuk yang lebih terstruktur.
Structured query language (SQL)
merupakan bahsa standar untuk melakukan query basis data relasional.
Jenis-Jenis Laporan
Tata Letak Halaman
-
Header
halaman dapat digunakan untuk menentukaninformasi yang tampak di bagian
atas setiap halaman.
-
Kotak
label dan kotak teks dua elemen ini mengacu pada kotak label dan kotak
teks. Kotak label bersifat statis dan tidak berubah ketika data yang mendasarinya
berubah. Kotak teks bersifat dinamis.
-
Mengelompokan
atribut. Laporan berkelompok adalah laporan yang dikelompokan menurut
sesuatu.
Isi Laporan
Seperti query, perancagnan harus
menganalisis kebutuhan informasi pengguna, kemudian memutuskan data apa yang
perlu dimasukan di dalam setiap laporan. Informasi laporan dapat juga dipilih
berdasarkan kriteria (misalnya, daftar penjualan hanya untuk kategori
tertentu).
Laporan kejadian
Sebagian besar isi laporan
kejadian menggunakan data yang tersedia didalam table transaksi. Contoh –
contoh laporan transaksi meliputi pesanan pembelian, (PO), faktur pembelian,
retur pembelian, pesanan penjualan, faktur penjualan, retur penjualan,
pengiriman, penerimaan kas dan laporan produksi.
Kriteria digunakan untuk membatasi
output pada kejadian-kejadian tertentu. Kriteria tertentu yang dapat digunakan
pada laporan seperti itu meliputi penentuan rentang agen, barang/jasa, jenis
kejadian dan tanggal untuk laporan kejadian.
-
Daftar
kejadian sederhana menyediakan daftar kejadian yang sederhana selama suatu
periode waktu yang disusun menurut tanggalkejadian atau nomor transaksi tanpa
adanya pengelompokanatau subtotal.
-
Laporan
perincian kejadian dikelompokan menampilkandaftar kejadian selama suatu
periode dan umumnya dikelompokan menurut barang/jasa atau agen.laporan seperti
itu dapat mencakup data acuan mengenai barang/jasa atau agne maupun perincian
kejadian yang berhubungan dengan barang/jasa atau agen. Biasanya , subtotal
dilaporkan pada laporan perincian kejadian dikelompokan.
-
Laporan
ringkasan kejadian meringkas data kejadian menurut berbagai parameter.
Contohnya adalah penjualan yang diringkas menurut bulan atau penjualan yang
diringkas menurut pelanggan. Laporan ringkasan hanya menyajiakaninformasi
ringkasan(misalnya enjualan bulanan) tidak menyebutkan kejadian-kejadian
individu.
-
Laporan
satu kejadian menyajiakan perincian mengenai satu kejadian. Contoh jenis
laporan ini adalah faktur penjualan dan pesanan pembelian.
Daftar Acuan Dan Laporan Status
Tidak seperti laporan kejadian yang memfokuskan pada
pengorganisasian dan peringkasan data kejadian, daftar acuan dan laporan status
memfokuskan pada penyediaan informasi mengenai barang, jasa atau agen.
Daftar Acuan
Daftar acuan hanya melaporkan data acuan yang diambil dari
table induk. Contohnya adalah daftar pelanggan dengan nama dan alamt, daftar
pemasok, daftar produk yang terjual dan bagan akun-akun buku besar.
Laporan Status
Laporan status menyediakan data ringkasan mengenai barang,
jasa atau agen. Laporan status dapat dibuat dalam bentuk terperinci atau
ringkasan.
-
Laporan
status perincian berkelompok menampilkan data ringkasan dan biasanya
beebrapadata acuan mengenai barang, jasa atau agenmaupun kejadian (perincian
yang mendukung) yang menyebabkan perubahan data ringkasan.
-
Laporan
ringkasan status mendaftar data acuan dan data ringkasain mengenai barang,
jasa atau agen. Berlawanan dengan ringkasan data kejadain, yang meringkas atau
menggabungkan data kejadian, laporan ini meringkas status barang, jasa atau
agen.
-
Laporan
status satu barang/jasa/agen biasanya menyediakan data terperinci dan
mencakup data acuan maupun data ringkasan untuk satu entitas, seperti
pelanggan, pemasok atau unsur persediaan.
MEMAHAMI DAN MENDASAIN FORMULIR
Formulir Input : Isi Dan Organisasi
Data diorganisasikan dengan cara tertentu agar memungkinkan
software basis data relasional menggunakanya secara fleksibel untuk merespons
kebutuhan pengguna.
Perlunya Formulir
System yang mudah dioperasikan tidak mengharuskan pengguna
untukmenemukan di mana seluruh data pesanan disimpan dan kemudian melihatatau
mencatat data di dalam tiga atau empat table. Langkah-langkah entri data
mengenai menempatkan informasi ini dari banyak table dan menuliskan informasi
ke banyak table dapat digabungkan ke dalam satu formulir saja. Formulir
menyajikan antarmuka (interface) yang mudah digunakan untuk pengguna akhir.
Pengguna akhir tidak harus mengetahui desain table atau mencari table-table
yang diperlukan untuk menyimpan data mengenai kejadian tertentu.
Jenis-jenis Formulir
-
Formulir
entri satu record hanya menampilkan satu record pada satu waktu. Formulir
ini digunakan untuk menambah, menghapus atau memodifikasi data di satu record
satu table tertentu. Formulir ini sering kali digunakan untuk mengarsipkan data
file induk.
-
Formulir
entri bentuk table menyediakan desain seperti kertas kerja untuk memasukan
banyak record di satu table. Jenis formulir ini sering kali digunakan untuk
mencatat sekumpulan kejadian.
-
Formulir
entri multitable digunakan untuk menambahkan data ke lebih dari satu table.
Cara-cara Entri Data
Data dapat dimasukan
dalam sebuah formulir dengan empat cara berikut ini :
1.
Agen internal mengetik data.
2.
Agen internal memilih data untuk dimasukkan
dengan menggunakan table pencarian (look-up table) tombol radio (radio button)
atau kotak cek (check box).
3.
Agen internal memindai barcode produk atau kartu
identifikasi pelanggan.
4.
Pengguna memasukan data dengan menggunakan
formulir di situs web perusahaan.
Mengidentifikasi Formulir yang Diperlukan
Kebutuhan akan formulir tergantung pada :
a)
Data apa yang perlu dikumpulkan.
b)
Bagaimana data tersebut akan dikumpulkan.
Data yang diperlukan diidentifikasi berdasarkan kebutuhan
akan informasi mengenai kejadian-kejadian di dalam proses dan mengenai agen,
barang dan jasa terkait.
UML use case dapat digunakan untuk membuat model interaksi
antara pengguna dengan system. Use case adalah urutan langkah-langkah yang
terjadi ketika “pelaku” sedang berinteraksi dengan system untuk suatu tujuan
tertentu. Diagram use case adalah penyajian grafis yang dapat menyediakan
daftar use case yang terjadi di suatu aplikasi. Diagram use case juga
bermanfaat untuk mempertimbangkan pengendalian internal. Deskripsi use case
digunakan untuk menyediakan perincian dan biasanya ditunjukan sebagai
langkah-langkah bernomor urut.
Mendokumentasikan Isi dan Organisasi Formulir : Pola desain Formulir
Terdapat lima unsur formulir yang memerlukan dokumentasi
yaitu :
-
Atribut
yang dicatat di table. atribut-atribut yang dicatat di table ditunjukan pada
pola dokumentasi.
-
Atribut
yang ditampilkan dari table. atribut tambahan bisa ditampilkan dari table
lain untuk membantu petugas pencatat pesanan.
-
Field
perhitungan formulir juga memasukan field yang dihitung dari data di table.
-
Kunci
asing. isu terakhir yang diperhatikan pada saat anda mengembangkan pola
formulir berkaitan dengan kunci asing.
-
Query. formulir
utama dan subformulir masing-masing dirancang untuk menagkap informasi di suatu
table atau query
Interaksi Dengan Formulir : Mengendalikan Input SIA
Elemen-elemen Antarmuka Formulir
Elemen antarmuka formulir merupakan objek-objek pada
formulir yang digunakan untuk memasukan informasi atau melakukan tindakan.
Berikut ini adalah beberapa elemen antarmuka :
-
Text
boxes adalah ruang pada formulir yang digunakan untuk memasukan informasi
yang ditambahkan ke table atau untuk menampilkan informasi yang dibaca dari
table.
-
Label membantu
pengguna untuk memahami informasi apa yang perlu dimasukan.
-
Look-up
feature sering kali ditambahkan ke text box yang digunakan untuk memasukan
kunci asing.
-
Common
button digunakan untuk melakukan suatu tindakan.
-
Radio
buttons memungkinkan pengguna untuk memilih salah satu dari seperangkat
pilihan
-
Check
boxes mirip dengan radio buttons, tetapi dapat memilih lebih dari satu
pilihan.
Meningkatkan Akurasi dan Efisiensi Enri Data
Berikut ini adalah pengendalian yang dapat digunakan pada
formulir entri untuk meningkatkan akurasi dan efisiensi entri data :
-
Kunci utama.
Buatlah field yang secara unik mengidentifikasi record.
-
Fitur
pencarian. Untuk beberapa atribut, informasi dapat disediakan pada formulir
suatu daftar yang terlihat dari kotak teks ketika dipilih oleh pengguna.
-
Pemindaian.
Jika data sudah siap di formulir barcode, pengguna dapat memasukannya dengan
sebuah pemindai, bukan dengan mengetiknya.
-
Pemeriksaan
record meliputi pembagian data yang telah dimasukan dengan informasi di
suatu table untuk memeriksa apakah data tersebut valid.
-
Konfirmasi.
Setelah atribut terkait divalidasi melalui fitur pencarian atau melalui
pemeriksaan record, system dapat membantu pengguna mengkonfirmasi akurasi entri
data dengan menampilkan informasi tambahan.
-
Integritas
referensial. Anda dapat menetapkan sebuah system yang menguatkan hubungan
satu dengan banyak.
-
Pemeriksaan
format. Memastikan bahwa data aalah jenis, panjang dan format yang benar
untuk field tertentu.
-
Aturan
validasi. Menetapkan batasan atau kondisi mengenai apa yang dapat dimasukan
di dalam suatu field atau lebih.
-
Default.
Jenis pengendalian lainnya adalah menyajikan default selama entri data. Sebagai
contoh tanggal sekarang dapat ditampilkan sebagai default untuk tanggal
kejadian.
-
Melaraang
field kosong. Mengharuskan pengguna untuk memasukan data di field-field
penting.
-
Nilai
yang dihasilkan computer. Akurasi dan efisiensi juga ditingkatkan dengan
nilai-nilai yang dihasilkan oleh computer.
-
Mengingatkan
pengguna untuk menerima/menolak data. Banyak aplikasi mengharuskan pengguna
untuk meninjau ulang data yang dimasukan dan menerima, mengedit atau menolak
informasi.
Mendesain Formulir
Formulir Entri Data Satu Record
Formulir ini merupakan formulir yang paling sederhana untuk
didesain dan diimplementasikan dengan menggunakan DBMS karena hanya mencakup
satu record do satu table.
Formulir Entri Data Bentuk Table
Formulir berbentuk table memiliki desain seperti kertas
kerja yang berguna untuk menambahkan lebih dari satu record ke satu table.
Formulir Entri Multitable
Formulir multitable disusun ke dalam format formulir
utama/subformulir.
Sumber : Buku Sistem Informasi Akuntansi (Pengarang : Dasaratha V. Rama & Frederick L. Jones)
