Sistem Informasi Akuntansi (part 2)

MEMAHAMI DAN MENDESAIN DATA AKUNTANSI

Basis data (database) adalah pengumpulan data terkait yang komprehensif. Basis data diatur oleh system manajemen basis data (fatabase management system), yang merupakan seperangkat program yang memungkinkan pengguna untuk menyimpan, memodifikasi dan menyaring informasi dari basis data.

Mengidentifikasi Dan Mendokumentasi File

File transaksi digunakan untuk mencatat informasi mengenai berbagai kejadian di dalam proses bisnis organisasi. Atribut-atribut record transaksi meliputi data transaksi, pelaku yang berhubungan dengan kejadian (misalnya, harga dan kuantitas persediaan yang dijual). File induk menyimpan data acuan dan data ringkasan tentang nernagai entitas yagng berkaitan dengan kejadian (barang/jasa perusahaan, agen internal, agen eksternal dan buku besar).

Diagram kelas UML dapat digunakan untuk mendokumentasikan

a)      Table-tabel dalam SIA

b)      Hubungan antartable

c)       Atribut-atribut table

Atribut Dan Hubungan

Terdapat tiga konsep pentingyang dikembangkan dari analisi kejadian yaitu :

Kunci Utama

Kunci utama (primary key) adalah atribut yang secara unik mengidentifikasi record table. Ketika record ditambahkan ke table, setiap record digunakan sebagai nilai kunci utama yang hanya mengidentifikasi record tersebut.

Kunci Asing

Kunci Asing (foreign key) adalah field di table yang merupakan kunci utama di beberapa table lainnya. Kunci asing yang digunakan untuk menghubungkan satu table dengan table lainnya.

Kardininalitas

Kardinalitas merupakan suatu bentuk banyaknya kejadian sepanjang waktu entitas yang dapat berhubungan dengan entitas lain. Terdapat 3 jenis kardinalitas yaitu

-          One to one

-          One to many atau many to one

-          Many to many

MEMAHAMI DAN MENDESAIN QUERY DAN LAPORAN

Query

Query adalah elemen penting basis data relasional. Bahasa query telah dikembangkan untuk memungkinkan pengguna berkomunikasi dengan DBMS dalam bentuk yang lebih terstruktur.

Structured query language (SQL) merupakan bahsa standar untuk melakukan query basis data relasional.

Jenis-Jenis Laporan

Tata Letak Halaman

-          Header halaman dapat digunakan untuk menentukaninformasi yang tampak di bagian atas setiap halaman.

-          Kotak label dan kotak teks dua elemen ini mengacu pada kotak label dan kotak teks. Kotak label bersifat statis dan tidak berubah ketika data yang mendasarinya berubah. Kotak teks bersifat dinamis.

-          Mengelompokan atribut. Laporan berkelompok adalah laporan yang dikelompokan menurut sesuatu.

Isi Laporan

Seperti query, perancagnan harus menganalisis kebutuhan informasi pengguna, kemudian memutuskan data apa yang perlu dimasukan di dalam setiap laporan. Informasi laporan dapat juga dipilih berdasarkan kriteria (misalnya, daftar penjualan hanya untuk kategori tertentu).

Laporan kejadian

Sebagian besar isi laporan kejadian menggunakan data yang tersedia didalam table transaksi. Contoh – contoh laporan transaksi meliputi pesanan pembelian, (PO), faktur pembelian, retur pembelian, pesanan penjualan, faktur penjualan, retur penjualan, pengiriman, penerimaan kas dan laporan produksi.

Kriteria digunakan untuk membatasi output pada kejadian-kejadian tertentu. Kriteria tertentu yang dapat digunakan pada laporan seperti itu meliputi penentuan rentang agen, barang/jasa, jenis kejadian dan tanggal untuk laporan kejadian.

-          Daftar kejadian sederhana menyediakan daftar kejadian yang sederhana selama suatu periode waktu yang disusun menurut tanggalkejadian atau nomor transaksi tanpa adanya pengelompokanatau subtotal.

-          Laporan perincian kejadian dikelompokan menampilkandaftar kejadian selama suatu periode dan umumnya dikelompokan menurut barang/jasa atau agen.laporan seperti itu dapat mencakup data acuan mengenai barang/jasa atau agne maupun perincian kejadian yang berhubungan dengan barang/jasa atau agen. Biasanya , subtotal dilaporkan pada laporan perincian kejadian dikelompokan.

-          Laporan ringkasan kejadian meringkas data kejadian menurut berbagai parameter. Contohnya adalah penjualan yang diringkas menurut bulan atau penjualan yang diringkas menurut pelanggan. Laporan ringkasan hanya menyajiakaninformasi ringkasan(misalnya enjualan bulanan) tidak menyebutkan kejadian-kejadian individu.

-          Laporan satu kejadian menyajiakan perincian mengenai satu kejadian. Contoh jenis laporan ini adalah faktur penjualan dan pesanan pembelian.

Daftar Acuan Dan Laporan Status

Tidak seperti laporan kejadian yang memfokuskan pada pengorganisasian dan peringkasan data kejadian, daftar acuan dan laporan status memfokuskan pada penyediaan informasi mengenai barang, jasa atau agen.

Daftar Acuan

Daftar acuan hanya melaporkan data acuan yang diambil dari table induk. Contohnya adalah daftar pelanggan dengan nama dan alamt, daftar pemasok, daftar produk yang terjual dan bagan akun-akun buku besar.

Laporan Status

Laporan status menyediakan data ringkasan mengenai barang, jasa atau agen. Laporan status dapat dibuat dalam bentuk terperinci atau ringkasan.

-          Laporan status perincian berkelompok menampilkan data ringkasan dan biasanya beebrapadata acuan mengenai barang, jasa atau agenmaupun kejadian (perincian yang mendukung) yang menyebabkan perubahan data ringkasan.

-          Laporan ringkasan status mendaftar data acuan dan data ringkasain mengenai barang, jasa atau agen. Berlawanan dengan ringkasan data kejadain, yang meringkas atau menggabungkan data kejadian, laporan ini meringkas status barang, jasa atau agen.

-          Laporan status satu barang/jasa/agen biasanya menyediakan data terperinci dan mencakup data acuan maupun data ringkasan untuk satu entitas, seperti pelanggan, pemasok atau unsur persediaan.

MEMAHAMI DAN MENDASAIN FORMULIR

Formulir Input : Isi Dan Organisasi

Data diorganisasikan dengan cara tertentu agar memungkinkan software basis data relasional menggunakanya secara fleksibel untuk merespons kebutuhan pengguna.

Perlunya Formulir

System yang mudah dioperasikan tidak mengharuskan pengguna untukmenemukan di mana seluruh data pesanan disimpan dan kemudian melihatatau mencatat data di dalam tiga atau empat table. Langkah-langkah entri data mengenai menempatkan informasi ini dari banyak table dan menuliskan informasi ke banyak table dapat digabungkan ke dalam satu formulir saja. Formulir menyajikan antarmuka (interface) yang mudah digunakan untuk pengguna akhir. Pengguna akhir tidak harus mengetahui desain table atau mencari table-table yang diperlukan untuk menyimpan data mengenai kejadian tertentu.

Jenis-jenis Formulir

-          Formulir entri satu record hanya menampilkan satu record pada satu waktu. Formulir ini digunakan untuk menambah, menghapus atau memodifikasi data di satu record satu table tertentu. Formulir ini sering kali digunakan untuk mengarsipkan data file induk.

-          Formulir entri bentuk table menyediakan desain seperti kertas kerja untuk memasukan banyak record di satu table. Jenis formulir ini sering kali digunakan untuk mencatat sekumpulan kejadian.         

-          Formulir entri multitable digunakan untuk menambahkan data ke lebih dari satu table.

Cara-cara Entri Data

 Data dapat dimasukan dalam sebuah formulir dengan empat cara berikut ini :

1.       Agen internal mengetik data.

2.       Agen internal memilih data untuk dimasukkan dengan menggunakan table pencarian (look-up table) tombol radio (radio button) atau kotak cek (check box).

3.       Agen internal memindai barcode produk atau kartu identifikasi pelanggan.

4.       Pengguna memasukan data dengan menggunakan formulir di situs web perusahaan.

Mengidentifikasi Formulir yang Diperlukan

Kebutuhan akan formulir tergantung pada :

a)      Data apa yang perlu dikumpulkan.

b)      Bagaimana data tersebut akan dikumpulkan.

Data yang diperlukan diidentifikasi berdasarkan kebutuhan akan informasi mengenai kejadian-kejadian di dalam proses dan mengenai agen, barang dan jasa terkait.

UML use case dapat digunakan untuk membuat model interaksi antara pengguna dengan system. Use case adalah urutan langkah-langkah yang terjadi ketika “pelaku” sedang berinteraksi dengan system untuk suatu tujuan tertentu. Diagram use case adalah penyajian grafis yang dapat menyediakan daftar use case yang terjadi di suatu aplikasi. Diagram use case juga bermanfaat untuk mempertimbangkan pengendalian internal. Deskripsi use case digunakan untuk menyediakan perincian dan biasanya ditunjukan sebagai langkah-langkah bernomor urut.

Mendokumentasikan Isi dan Organisasi Formulir : Pola desain Formulir

Terdapat lima unsur formulir yang memerlukan dokumentasi yaitu :

-          Atribut yang dicatat di table. atribut-atribut yang dicatat di table ditunjukan pada pola dokumentasi.

-          Atribut yang ditampilkan dari table. atribut tambahan bisa ditampilkan dari table lain untuk membantu petugas pencatat pesanan.

-          Field perhitungan formulir juga memasukan field yang dihitung dari data di table.

-          Kunci asing. isu terakhir yang diperhatikan pada saat anda mengembangkan pola formulir berkaitan dengan kunci asing.

-          Query. formulir utama dan subformulir masing-masing dirancang untuk menagkap informasi di suatu table atau query

Interaksi Dengan Formulir : Mengendalikan Input SIA

Elemen-elemen Antarmuka Formulir

Elemen antarmuka formulir merupakan objek-objek pada formulir yang digunakan untuk memasukan informasi atau melakukan tindakan. Berikut ini adalah beberapa elemen antarmuka :

-          Text boxes adalah ruang pada formulir yang digunakan untuk memasukan informasi yang ditambahkan ke table atau untuk menampilkan informasi yang dibaca dari table.

-          Label membantu pengguna untuk memahami informasi apa yang perlu dimasukan.

-          Look-up feature sering kali ditambahkan ke text box yang digunakan untuk memasukan kunci asing.

-          Common button digunakan untuk melakukan suatu tindakan.

-          Radio buttons memungkinkan pengguna untuk memilih salah satu dari seperangkat pilihan

-          Check boxes mirip dengan radio buttons, tetapi dapat memilih lebih dari satu pilihan.

Meningkatkan Akurasi dan Efisiensi Enri Data

Berikut ini adalah pengendalian yang dapat digunakan pada formulir entri untuk meningkatkan akurasi dan efisiensi entri data :

-          Kunci utama. Buatlah field yang secara unik mengidentifikasi record.

-          Fitur pencarian. Untuk beberapa atribut, informasi dapat disediakan pada formulir suatu daftar yang terlihat dari kotak teks ketika dipilih oleh pengguna.

-          Pemindaian. Jika data sudah siap di formulir barcode, pengguna dapat memasukannya dengan sebuah pemindai, bukan dengan mengetiknya.

-          Pemeriksaan record meliputi pembagian data yang telah dimasukan dengan informasi di suatu table untuk memeriksa apakah data tersebut valid.

-          Konfirmasi. Setelah atribut terkait divalidasi melalui fitur pencarian atau melalui pemeriksaan record, system dapat membantu pengguna mengkonfirmasi akurasi entri data dengan menampilkan informasi tambahan.

-          Integritas referensial. Anda dapat menetapkan sebuah system yang menguatkan hubungan satu dengan banyak.

-          Pemeriksaan format. Memastikan bahwa data aalah jenis, panjang dan format yang benar untuk field tertentu.

-          Aturan validasi. Menetapkan batasan atau kondisi mengenai apa yang dapat dimasukan di dalam suatu field atau lebih.

-          Default. Jenis pengendalian lainnya adalah menyajikan default selama entri data. Sebagai contoh tanggal sekarang dapat ditampilkan sebagai default untuk tanggal kejadian.

-          Melaraang field kosong. Mengharuskan pengguna untuk memasukan data di field-field penting.

-          Nilai yang dihasilkan computer. Akurasi dan efisiensi juga ditingkatkan dengan nilai-nilai yang dihasilkan oleh computer.

-          Mengingatkan pengguna untuk menerima/menolak data. Banyak aplikasi mengharuskan pengguna untuk meninjau ulang data yang dimasukan dan menerima, mengedit atau menolak informasi.

Mendesain Formulir

Formulir Entri Data Satu Record

Formulir ini merupakan formulir yang paling sederhana untuk didesain dan diimplementasikan dengan menggunakan DBMS karena hanya mencakup satu record do satu table.

Formulir Entri Data Bentuk Table

Formulir berbentuk table memiliki desain seperti kertas kerja yang berguna untuk menambahkan lebih dari satu record ke satu table.

Formulir Entri Multitable

Formulir multitable disusun ke dalam format formulir utama/subformulir.

Sumber : Buku Sistem Informasi Akuntansi (Pengarang : Dasaratha V. Rama & Frederick L. Jones)

DFD Agen Pengisian Gas

Dibawah ini merupakan DFD Agen Pengisian Gas :

Sistem Agen Pengiriman Gas

Pada kesempatan kali ini saya telah melakukan wawancara terhadap agen pengisian gas. Berikut adalah hasil wawancara terhadap agen pengisian gas tersebut :

-         Target konsumen pengisian gas bapak ke siapa saja?

Jawaban : saya biasa sebut konsumen saya pangkalan yang sudah memiliki kontrak dengan kami.

-          Berapa bagian yang ada di kantor bapak ini?

Jawaban : kami mempunyai 7 bagian yaitu boss, manager, marketing, HRD, loading order,supir

-           Tadi pada bapak bilang pangkalannya sudah memiliki kontrak, bagaimana caranya sebuah pangkalan bisa mendapatkan kontrak dari tempat bapak?

Jawaban : pangkalan itu bisa membuat kontrak ke bagian HRD dengan syarat pangkalan itu belum mempunyai kerja sama dengan tempat lain. Setelah mendapatkan kontrak kami akan mengirimkan gas ke pangkalan tersebut.

-          Permintaan pengirimin yang dilakukan dikirim secara berkala atau sesuai permintaan pangkalan?

Jawaban : kami melakukan pengiriman tergantung dari permintaan pangkalan.

-          Bagaimana caranya melakukan permintaan gas?

Jawaban : pangkalan itu dapat menghubungi bagian loading order kami nanti kami akan kirimkan gasnya oleh supir kami.

-          Bagaimana dengan pembayarannya?

Jawaban : mereka dapat membayar ke bagian kasir setiap permintaan dilakukan.

-          Tempat bapak ini mendapatkan supplier gas dari mana?

Jawaban : kami hanya menyimpan tabung ditempat kami, tabungnya itu di dapat dari pertamina.

-          Kalau agen bapak ini hanya menyimpan tabung kosong berarti gasnya dari mana?

Jawaban : kami mempunyai tempat pengisian gas sendiri jadi sebelum kami kirim ke pangkalan, kami lakukan pengisian gas terlebih dahulu.

-          Kemudian apakah pangkalan yang baru mendaftar dapat melakukan pembuatan kontrak lewat marketing?

Jawaban : itu tidak dapat dilakukan, marketing kami hanya mempromosikan agen ini kemudian pangkalan dapat melakukan kontrak di HRD kami

-          Laporan dari hasil pembuatan kontrak, permintaan pesanan dan struk pembayaran diberikan bagian mana?

Hasil laporan diberikan ke manager kami yang selanjutnya akan di acc oleh boss kami.

Inilah hasil wawancara saya ditempat agen pengiriman gas. Sekian dan terima kasih 

Berikut ini adalah sistem pengiriman gas :

Sistem Informasi Akuntansi (part 1)

1. MENGENAL SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Proses Bisnis dan Sistem Infromasi Akuntansi

Proses bisnis merupakan urutan aktivitas bisnis untuk memperoleh, menghasilkan, serta , menjual barang dan jasa.

Para akuntan memanfaatkan proses bisnis perusahaan dalam bentuk siklus transaksi. Siklus transaksi (Transaction cycle) merupakan pengelompokan kejadian-kejadian terkait yang terjadi dalam suatu urutan tertentu. Kejadian (events) adalah aktivitas yang terjadi pada suatu waktu tertentu.

Terdapat tiga siklus transaksi utama yaitu :

·         Siklus pemerolehan/pembelian (acquisition/purchasing cycle) adalah proses pembelian dan pembayaran untuk barang-barang atau jasa.

·         Siklus konversi (conversion cycle) adalah proses mengubah sumber daya yang diperoleh menjadi barang-barang dan jasa.

·         Siklus pendapatan (revenue cycle) adalah proses menyediakan barang atau jasa untuk para pelanggan dan menagih uangnya.

Sistem informasi manajemen-SIM (management information system-MIS) adalah system yang memproses data tentang satu organisasi , menyimpan dan memlihara data, serta menyediakan informasi yang bermanfaat untuk manajemen.

Data tentang proses bisnis yang dilakukan oleh satu perusahaan dikumpulkan , ikhtisarkan dan diorganisasikan untuk menghasilkan informasi yang membantu organisasi dalam mengawasi dan mengendalikan proses bisnisnya.

Sistem informasi akuntansi merupakan subsistem dari SIM yang menyediakan informasi akuntasi dan keuangan, juga informasi lain yang diperoleh dari pengolahan rutin atas transaksi akuntansi. SIA menangani informasi mengenai berbagai penjualan, mata uang, penagihan kas, pesanan pembelian, penerimaan barang,pembayaran, gaji dan jam kerja.

Banyak perusahaan berusaha untuk mengkonversi sistem informasi mereka yang terpencar menjadi Sistem perencanaan sumber daya perusahaan (enterprise resource planning-ERP system), ERP adalah suatu sistem manajemen bisnis yang mengintegrasikan semua proses bisnis perusahaan, termasuk subsistem-subsistem seperti subsistem pemasaran, produksi, sumber daya manusia dan akuntasi dan keuangan.

Penggunaan Sistem Informasi Akuntansi

Membuat Laporan Eksternal

Laporan-laporan eksternal mencakup laporan keuangan, SPT pajak dan laporan yang dibutuhkan oleh badan-badan pemerintahan yang mengatur perusahaan dalam industry perbankan dan utilitas. Laporan ini mengikuti struktur yang diterapkan oleh organisasi-organisasi seperti Financial Accounting Standards Board-FASB (Dewan Standar Akuntansi Keuangan AS), Securities and Exchange Commision-SEC(Badan pengawasan Pasar Modal AS), Internal Revenue Service-IRS(Dinas Pajak AS) dan regulator lainnya.

Mendukung Aktivitas Rutin

Para manajer memerlukan sistem informasi akuntansi untuk menangani aktivitas operasi rutin sepanjang siklus operasi perusahaan. Contohnya menerima pesanan, mengirimkan barang dan jasa, membuat faktur, dan lain-lain. Sistem  computer dapat menanganitransaksi-transaksi yang berulang karena sekarang sudah banyak software pendukung untuk fungsi-fungsi akuntansi yang rutin dilakukan.

Medukung Pengambilan Keputusan

Informasi juga diperlukan untuk mendukung pengambilan keputusan yang tidak rutin pada semua tingkatan dari suatu organisasi.

Perencanaan dan Pengendalian

Informasi mengenai anggaran dan biaya standar disimpan oleh system informasi, dan laporan dirancang untuk membandingkan angka anggaran dengan jumlah actual. Dengan menggunakan alat scanner/pemindai untuk mencatat barang yang dibeli dan dijual menghasilkan terkumpulnya jumlah informasi yang banyak dengan biaya yang rendah dan memungkinkan pengguna untuk merencakan dan mengendalikan dengan lebih terperinci

Menerapkan Pengendalian Internal

Pengendalian internal (internal control) mencakup kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur dan sistem informasi yang digunakan untuk melindungi asset perusahaan dari kerugian dan untuk memelihara keakuratan data keuangan

Aplikasi dan Piranti Lunak Akuntansi

Aplikasi adalah program computer yang digunakan untuk memenuhi keperluan tertentu. Piranti lunak atau software pengolahan kata (word processing) dan lembar kerja elektronik (electronic spreadsheet) adalah contoh aplikasi.

Interaksi antara sistem informasi akuntansi dan seorangpengguna terutama terdiri atas :

1.       Pencatatan kejadian dengan menggunakan formulir di layar monitor (on-screen forms)

2.       Memasukan informasi tentang pemasok, pelanggan, karyawan dan produk ke computer

3.       Pencetakan dokumen, seperti pesanan pemebelian dan faktur penjualan

4.       Pencetakan laporan, seperti laporan keuangan dan analisis penjualan

5.       Pelaksanaan permintaan informasi khusus untuk suatu maksud 

Peran Akuntansi Dalam Hubungannya Dengan SIA

Arti dari system informasi akuntansi lainnya adalah dengan mempertimbangkan hubungan antara system informasi akuntasi dan pekerjaan akuntan. Seorang mahasiswa yang berada pada bidang akuntasi harus memahami SIA agar dapat bekerja dengan berbagai macam peran.

Akuntan Sebagai Pengguna

Para akuntan dan manajer keuangan menggunakan system akuntansi untuk semua fungsi  (menyusun laporan eksternal, menangani transaksi rutin dan lain-lain).

Akuntan Sebagai manajer

Para manajer bertanggung jawab mengatur karyawan dan sumber daya untuk membantu suatu organisasi dalam mencapai tujuannya

Direktur keuangan dan kontroler adalah anggota penting dari tim perencanaan strategis dalam suatu organisasi. Para akuntan menginterpretasikan laporan yang disusun untuk berbagai jenis pengguna.

Akuntan Sebagai Konsultan

Akuntan yang sudah berpengalaman dapat menyediakan jasa konsultasi di banyak bidang, termasuk system informasi, perencanaan keuangan perorangan, akuntansi internasional, akuntansi lingkungan dan akuntansi forensic.

Konsultan memahami bagaimana system informasi mendukung proses-proses bisnisdan memahami tentang ketentuan untuk laporan keuangan dan juga resiko pengendalian internal.

Akuntansi Sebagai Evaluator

Akuntansi menyediakan bermacam jasa evaluasi yang berfokus atau bergantung pada system informasi akuntansi.

Auditor internal mengavaluasi berbagai unit di dalam organisasi untuk menentukan apakah unit itu telah mencapai misinya secara efektif dan efisien. Laporan audit merupakan laporan yang membahas evaluasi dan membuat rekomendasi untuk perbaikan.

Auditor internal juga dapat membantu mengembangkan pengendalian internal yang membantu memastikan efisiensi, efektivitas, serta kepatuhan pada hukum dan peraturan.

Auditor eksternal merupakan suatu kantor akuntan yang dibayar oleh suatu perusahaan untuk mengaudit laporan keuangan perusahaan itu demi memenuhi ketentuan hukum dan menambah kredibilitas atas laporan keuangan mereka.

Peran evaluasi lainya yaitu denganmemperluas peran akuntan sebagai evaluator dengan menyediakan berbagai macam jasa assurance.

Akuntan Sebagai Penyedia Jasa Akuntansi dan Perpajakan

Akuntan menggunakan software akuntansi untuk menyusun laporan keuangan untuk klien-klien dan software perpajakan untuk memberikan jasa perpajakan bagi klien-kliennya.

Demi memenuhi keinginan perusahaan agar perusahaannya terus maju akuntan harus selalu mengikuti perkembangan zaman terutama perkembangan teknologi informasi .

2. PROSES BISNIS DAN DATA SIA   

Akuntan perlu untuk meninjau ulang dokumentasi, melakukan wawancara dan mengamati transaksi-transaksi untuk memahami system akuntansi klien. Sebagai akuntan perlu untuk :

1.       Mengetahui informasi apa yang harus dicari

2.       Mengetahui dimana mereka bisa mendapatkan informasi

3.       Mengembangkan rencana untuk memperoleh informasi

4.       Menyusun informasi dengan cara penuh arti

Proses dan Kejadian Bisnis

Proses bisnis adalah seperangkat aktivitas yang dilakukan oleh suatu bisnis untuk memdapatkan, menghasilkan dan menjual barang atau jasa. Pada suatu kegiatan bisnis terdapat siklus transaksi (Transaction cycle) mengelompokan kejadian terkait yang pada umumnya terjadi dalam suatu transaksi. Kejadian (events) merupakan berbagai hal yang terjadi pada saat-saat tertentu.

Siklus Pendapatan

Dibawah ini merupakan siklus pendapatan dari berbagai jenis organisasi saat sedang beroprasi :

1.       Merespon permintaan informasi dari pelanggan

2.       Membuat perjanjian dengan para pelanggan untuk menyediakan barang atau jasa di masa mendatang

3.       Menyediakan jasa atau mengirim barang ke pelanggan

4.       Menagih pelanggan

5.       Melakukan penagihan uang

6.       Menyetorkan uang kas ke bank

7.       Menyusun laporan

Siklus Pemerolehan

Dibawah ini adalah siklus pemerolehan dari berbagai jenis organisasi saat sedang beroperasi :

1.       Mendiskusikan dengan para pemasok

2.       Memperoses permintaan

3.       Membuat perjanjian dengan pemasok untuk membeli barang atau jasa di masa mendatang

4.       Menerima barang atau jasa dari pemasok

5.       Mengakui klaim atas barang atau jasa yang diterima

6.       Memilih faktur-faktur yang akan dibayar

7.       Menulis cek

Pengidentifikasian Kejadian Dalam Proses Bisnis

Para akuntan harus sudah terbiasa dengan proses bisnis agar dapat mengevaluasi atau mendesain satu system informasi akuntani. Pengetahuan tentang dasar-dasar siklus pendapatan dan pemerolehan dapat dijadikan data tentang proses-proses perusahaan.

Pedoman Mengakui Kejadian

Pedoman 1 : kenali kejadian pertama dalam suatu proses ketika seseorang atau suatu departemen dalam sebuah organisasi menjadi bertanggung jawab terhadap suatu aktivitas.

Pedoman 2 : abaikan aktivitas yang tidak memerlukan keikutsertaan agen internal.

Pedoman 3 : kenali suatu kejadian baru ketika tanggung jawab dipindahkan dari satu agen internal ke agen internal lainnya.

Pedoman 4 : kenali kejadian baru ketika suatu proses sudah diinterupsi dan dilanjutkan kemudian oleh agen internal yang sama. Setelah interupsi, seseorang di luar organisasi atau proses itu mungkin memulai proses tersebut. Sebagai alternative, proses itu dapat dilanjutkan pada suatu waktu yang sudah dijadwalkan.   

Pedoman 5 : gunakan satu nama kejadian dan uraian yang mencerminkan sifat umum dari kejadian itu.

Pengorganisasian Data Dalam SIA

SIA merekam data tentang berbagai kejadian yang dibahas di bagian sebelumnya, termasuk perjanjian dengan para pelanggan (pemasok), barang atau jasa yang disediakan kepada pelanggan (yang diterima dari para pemasok), jumlah terutang dari para pelanggan (kepada pemasok) dan pembayaran oleh pelanggan (kepada pemasok).

System Manual Untuk Siklus Pendapatan dan Buku Besar

Kejadian yang mempengaruhi buku besar yaitu menerima dan mencatat pesanan penjualan, pengiriman, pembuatan pesanan pembelian dan menerima kas.

Pengorganisasian data dengan menggunakan dokumen sumber, jurnal dan buku besar. Contoh dari dokumen sumber adalah pesanan penjualan, slip pengemasan dan faktur.

Arsip Dalam SIA yang Terkomputerisasi

Dibawah ini adalah konsep-konsep penting mengenai data yang diorganisasikan dalam suatu file pada system terkomputerisasi  :

ü  Entity : suatu entitas adalah subjek tertentu tentang informasi apa yang disimpan

ü  Field : satu unit data mengenai satu entitas

ü  Record : seperangkat field yang saling berkaitan dari satu entitas

ü  File : seperangkat record yang saling berkaitan

ü  Transaction file : file transaksi menyimpan informasi tentang kejadian

ü  Master file : file induk berisi informasi mengenai entitas dari kejadian

ü  Reference data : beberapa field dalam master file berisi data acuan yang menguraikan entitas

ü  Reference field : field yang berisi data acuan diidentifikasikan sebagai field acuan

ü  Summary data : data ringkasan memperingkas transaksi-transaksi masa lalu

ü  Summary field : field yang berisi data ringkasan diidentifikasikan sebagai field ringkasan

Jenis-Jenis File dan Data

Dua jenis file data penting adalah file induk dan file transaksi. Para akuntan yang mengambil bagian di dalam proses perancangan perlu memahami jenis-jenis file ini karena perubahan yang dibuat pada system akuntansi diterapkan melalui perubahan software dan perubahan rancangan file data.

File Induk

File induk mempunyai cirri-ciri sebagai berikut :

·         File induk menyimpan data yang relative permanen mengenai agen-agen eksternal, internal atau barang dan jasa.

·         File induk tidak menyediakan perincian mengenai transaksi-transaksi individual.

·         Data yang disimpan dapat memiliki karakteristik sebagai data acuan maupun data ringkasan.

-          Data acuan adalah data deskriptif yang relative permanen dan tidak di pengaruhi oleh transaksi.

-          Data ringkasan diubah ketika kejadian, seperti pesanan dan pengiriman terjadi.

SIA biasanya berisi file induk mengenai tiga jenis entitas :

·         Barang atau jasa – barang atau jasa diperoleh, dibuat atau dijual selama kejadian dalam siklus pemerolehan dan pendapatan organisasi.

·         Agen eksternal – agen eksternal adalah anggota-anggota organisasi yang berada diluar perusahaan.

·         Agen internal – agen internal adalah anggota-anggota organisasi yang bertanggung jawab atas berbagai kejadian di dalam suatu proses bisnis.

File Transaksi

File transaksi mempunyai cirri-ciri berikut :

·         File transaksi menyimpan data tentang kejadian.

·         File transaksi biasanya mencakup suatu field untuk tanggal transaksi.

·         File transaksi biasanya mencakup informasi kuantitas dan harga.

·         File transaksi berurutan sesuai dengan urutan kejadian di dalam siklis pendapatan dan pemerolehan.

Setiap kejadian yang memerlukan informasi harus dicatat dalam sebuah file transaksi sesuai dengan jenis kejadian. Jika terdapat dua kejadian dalam satu waktu maka dapat dicatat sebagai record tunggal di dalam file transaksi.

Hubungan Antara File Induk dan File Transaksi

File transaksi pastinya memiliki hubungan dengan file induk karena file induk sebagai reference untuk file transaksi. Setiap record transaksi akan memiliki data-data yang terdapat didalam file induk. Contoh file induk untuk barang memiliki suatu kode untuk barang yang di jual maka pada setiap transaksi penjualan barang akan mencantumkan kode barang di setiap file transaksi.

Manfaat Pemisahan Informasi ke Dalam Record Induk dan Transaksi

Peangorganisasian data lebih efisien ketika banyak pesanan yang harus dicatat. Keterangan umum tentang pesanan di simpan di file pesanan. Saat mencatat suatu pesanan pada file transaksi (menambahkan record ke file pesanan) sedangkan uraian lengkap dari produk tersedia di file persediaan (file induk).

Kejadian dan Aktivitas

Terdapat tiga jenis aktivitas yang ada pada SIA untuk suatu kejadian yaitu :

Pencatatan

Pencatatan mengacu pada penyimpanan dokumen sumber dan penyimpanan data kejadian dalam file transaksi. Dalam system tradisional data kejadian dicatat di dokumen sumber, pada SIA sekarang data dapat langsung dimasukan ke satu atau lebih transaksi di suatu system dan computer mencetak dokumen sumber yang digunakan dalam proses.

Pembaharuan

Pembaharuan mengacu pada tindakan mengubah data ikhtisar di suatu file induk untuk mencerminkan pengaruh dari kejadian.

Pemeliharaan File

Aktivitas pemeliharaan file mencakup menambahkan record induk, mengubah data acuan di dalam record induk dan menghapus record induk. Hanya data reference yang dibuat atau diubah dalam aktivitas pemeliharaan. Field-field pada ringkasan tidak terpengaruh.

3 MENDOKUMENTASIKAN SISTEM AKUNTANSI

Diagram Aktivitas UML

Unified modeling language (UML) digunakan untuk menentukan, memvisualisasikan, membangun dan mendokumentasikan suatu system informasi. UML dikembangkan sebagai suatu alat untuk analisis dan desain berorientasi objek.

Diagram aktivitas UML dan peta mempunyai beberapakarakteristik umum yang membuatnya bermanfaat :

·         Baik peta maupun diagram aktivitas menyediakan representasi informasi grafis yang lebih mudah dipahami dibandingkan dengan urutan naratif.

·         Peta menggunakan lambang standar untuk menyampaikan informasi seperti halnya legenda pada peta umum.

·         Peta dan diagram aktivitas dibuat oleh ahlinya tetapi dapat dibaca oleh para pemakai dengan sedikit pelatihan.

·         Baik peta maupun diagram aktivitas dapat menyediakan gambaran tingkat tinggi, seperti halnya tingkat rendah.

Overview Activity Diagram dan Diagram Detailed Activity

Organisasi diagram aktivitas dibedakan menjadi dua jenis yaitu :

·         Overview diagram menyajikan suatu pandangan tingkat tinggi dari proses bisnis dengan mendokumentasikan kejadian-kejadian penting, urutan kejadian-kejadian dan aliran informasi antarkejadian.

·         Detailed diagram sama dengan peta dari sebuah kota. Diagram ini menyediakan suatu penyajian yang lebih detail dari aktivitas yang berhubungan dengan satu atau dua kejadian yang ditunjukan pada overview diagram.

Membuat Overview Activity Diagram

Langkah-Langkah Pendahuluan

Langkah 1 : membaca uraian narasi dan mengidentifikasi kejadian penting.

Langkah 2 : memberikan keterangan pada narasi agar lebih jelas menunjukkan batasan kejadian dan nama-nama kejadian.

Pembuatan Diagram Aktivitas

Langkah 3 : menunjukan agen yang terlibat di dalam proses bisnis dengan menggunakan swimlanes.

Langkah 4 : membuat diagram untuk masing-masing kejadian dan tunjukan urutan kejadian ini.

Langkah 5 : menggambarkan dokumen yang dibuat dan digunakan di dalam proses bisnis. Tunjukan arus informasi dari kejadian ke dokumen dan sebaliknya.

Langkah 6 : menggambar table (file) yang dibuat dan digunakan di dalam proses bisnis. Tunjukan arus informasi dari kejadian ke table dan sebaliknya.

Membuat Detailed Activity Diagram

Langkah 1 : tambahan penjelasan narasi untuk menunjukan aktivitas.

Langkah 2 : buatlah table arus kerja.

Langkah 3 : identifikasilah diagram terperinci yang diperlukan.

Langkah 4 : untuk setiap detailed diagram, lakukan langkah 4a sampai 4g :

4a. buatlah swimlane untuk agen-agen yang terlibat pada satu atau beberapa kejadian yang ditunjukan pada detailed diagram.

4b. tambahkan segi empat panjang untuk setiap aktivitas di dalam kejadian yang didokumentasikan pada detailed diagram tersebut. Gunakan arus kerja sebagai acuan untuk mengidentifikasi aktivitas. Buatlah segi empat panjang pada swimlane agen yang melakukan aktivitas tersebut.

4c. gunakan garis tanpa putus untuk menunjukan urutan aktivitas.

4d. atur dokumen yang dibuat atau digunakan oleh aktivitas-aktivitas di dalam diagram itu.

4e. gunakan garis putus-putus untuk menghubungkan aktivitas dan dokumen.

4f. dokumentasikan setiap table yang dibuat, dimodifikasi atau digunakan oleh aktivitas dalam diagram yang ada dalam kolom computer.

4g. gunakan garis putus-putus untuk menghubungkan aktivitas dan table.

Overview Activity Diagram dan Detailed Activity Diagram

Berikut ini adalah dokumentasi diagram aktivitas UML yang disediakan yaitu :

1.       Anotasi narasi yang menunjukan kejadian dan aktivitas.

2.       Table arus kerja.

3.       Overview activity diagram untuk proses pendapatan

4.       Detailed activity diagram.

4. MENGIDENTIFIKASI RISIKO DAN PENGENDALIAN DALAM PROSES BISNIS

Pengendalian Internal dan Peran Akuntan

Pengendalian internal adalah suatu proses, yang dipengaruhi oleh dewan direksi entitas, manajemen dan personel lainnya, yang dirancang untuk memberikan kepastian yang beralasan terkait dengan pencapaian sasaran kategori sebagai berikut :

-          Efektivitas dan efisiensi operasi.

-          Kendala laporan keuangan.

-          Ketaaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.

Pemahaman yang baik mengenai pengendali internal bagi akuntan yaitu :

·         Tangggung jawab manager atas pengenendalian internal.

·         Pengguna juga harus memahami pengendalian internal perusahaan sehingga dapat diterapkan dengan tepat.

·         Akuntan juga memiliki peran penting sebagai perancang prosedur pengendalian internal yang mendorong ketaatan terhadap peraturan dan sasaran perusahaan.

·         Dalam perannya sebagai evaluator, auditor internal dan auditor eksternal harus memahami system pengendalian internal.

Kerangka Kerja Dalam Mempelajari Pengendalian Internal : Komponen dan Sasaran Pengendalian Internal

Komponen Pengendalian Internal

Lima komponen pengendalian internal yang berpengaruh terhadap kemampuan organisasi dalam mencapai sasaran pengendalian internal yaitu :

1.       Lingkungan pengendalian.

2.       Penentuan risiko.

3.       Aktivitas pengendalian.

4.       Informasi dan komunikasi.

5.       Pengawasan.

Sasaran Pengendalian Internal

Terdapat beberapa sasaran pengendalian  yaitu :

1.       Sasaran pelaksanaan.

2.       Sasaran system informasi.

3.       Sasaran perlindungan asset.

4.       Sasaran kinerja

Penentu Risiko

Berikut adalah jenis-jenis risiko yaitu :

-          Risiko pelaksanaan, risiko pelaksanaan mencakup risiko tidak tepatnya pelaksanaan transaksi.

-          Risiko system informasi, risiko system informasi atau kesalahan pada system informasi perushaan melalui pencatatan, pembaruan atau pelaporan data yang tidak tepat. Karena system informasi mencatat transaksi perusahaan.

-          Risiko perlindungan asset.

-          Risiko kinerja.

Pengendalian Arus Kerja

1.       Pemisahan tugas.

2.       Penggunaan informasi mengenai kejadian sebelumnya untuk mengendalikan aktivitas.

3.       Urutan kejadian yang diharuskan.

4.       Menindaklanjuti kejadian.

5.       Dokumen bernomor urut.

6.       Pencatatan agen internal yang bertanggung jawab atas kejadian dalam suatu proses.

7.       Pembatasan akses ke asset dan informasi.

8.       Rekonsiliasi catatan dengan bukti fisik asset.      

Sumber : Buku Sistem Informasi Akuntansi (Pengarang : Dasaratha V. Rama & Frederick L. Jones)

Pinggiran Jalan BKT

Saya bertempat tinggal di dekat BKT jadi saya sering melawati kawasan BKT atau banjir kanal timur, pada dasarnya di pinggiran kiri dan kanan BKT tersebut merupakan jalan setapak yang hanya diperuntukan untuk pejalan kaki dan sepedah biasa.

Namun seiring berjalannya waktu dan kemacetan yang sudah hampir terjadi setiap hari ini pinggiran BKT yang seharusnya tempat yang nyaman bagi pejalan kaki dan bersepedah sekarang menjadi jalanan bagi pengguna sepedah motor yang tidak ingin terkena macet alhasil jalanan di samping BKT itu sudah dikuasai pengguna sepedah motor.

Kemacetan di daerah BKT sini biasanya terjadi di pagi hari saat orang-orang pergi kerja dan di sore hari saat orang-orang pulang kerja, pada saat itu jalanan BKT penuh dengan pengguna sepedah motor bahkan akhir-akhir ini jalanan BKT pun ikut menjadi jalanan yang macet jadi di jalan raya pun macet dengan kendaraan mobil dan motor kemudian dijalanan BKT pun juga macet dengan kendaraan motor.

Saya juga tidak tahu harus berpendapat apa dan siapa yang salah sebenarnya. Para pengguna sepedah motor yang melewati jalanan BKT pun juga tidak bisa disalahkan sepenuhnya karena dijalan raya yang begitu macet dan keinginan mereka yang buru-buru untuk sampai dirumah setelah letih bekerja seharian mengharuskan mereka mencari akses jalan yang cepat untuk sampai di tempat tujuan.

Saya sangat menginginkan tata kota kita menjadi bagus bahkan indah seperti kota-kota di negara maju yang begitu nyaman, tertib, dan letak tata kota yang bagus agar kota jakarta menjadi contoh yang baik untuk kota-kota lainnya di Indonesia yang juga sedang dibangun.

Tetapi apabila masyarakat kota Jakarta tidak mau ikut membantu menjadikan kota yang tertib dan nyaman maka kota yang Jakarta akan terus menjadi kota yang tidak nyaman seperti sekarang ini. Tapi saya yakin suatu saat nanti masyarakat kota Jakarta bahkan Indonesia akan sadar untuk menjadikan kota-kota di Indonesia menjadi kota yang tertib dan nyaman untuk kita melanjutkan kehidupan dan mewariskannya kepada anak dan cucu kita.

Tempat Wisata

Banyak orang mengisi liburan mereka atau waktu senggang mereka dengan pergi ke tempat wisata atau rekreasi. Banyak tempat wisata yang menarik untuk di kunjungi dan dapat memberikan rasa kepuasan setelah mengunjunginya.

Sebetulnya di Indonesia sendiri sudah banyak tempat wisata dengan beranekaragam budaya yang menarik untuk di kunjungi namun tidak ada salahnya apabila kita bepergian yang agak jauh untuk melihat tempat wisata yang bagus di berbagai belahan dunia. Berikut ini merupakan sedikit ulasan tentang tempat wisata di beberapa negara.

1.      Tokyo

Tokyo menawarkan pilihan tampaknya tak terbatas belanja, budaya hiburan, dan makan kepada pengunjung. Sejarah kota dapat dihargai di kabupaten seperti Asakusa, dan dalam museum yang sangat baik, kuil bersejarah dan kebun. Bertentangan dengan persepsi umum, Tokyo juga menawarkan sejumlah ruang hijau yang menarik di pusat kota dan dalam perjalanan kereta api yang relatif singkat di pinggiran nya.

Banyak bar dan klub berjajar, Tokyo memiliki gedung pencakar langit dan sebuah kota modern metropolis, neon, toko elektronik, dan pusat perbelanjaan, besar. Pada saat yang sama, beberapa kuil, candi, restoran sushi, soba, pemandian umum, serta penginapan, Tokyo juga merupakan kota sejarah dan tradisi yang hidup kembali. Terdapat banyak galeri seni dan museum, tidak biasa dalam museum parasit. Dan tentu saja Ikan Tsukiji Market, dan perjalanan perahu di Sungai Sumida, serta karaoke juga populer di Tokyo.

http://cygnuscool.blogspot.com/2013/03/10-tempat-wisata-terpopuler-di-jepang.html

2.      Ueno Park
          Jepang terkenal dengan bunga sakuranya yang sangat indah. Bila Anda ingin menikmati kecantikan                 bunga ini, datanglah ke Ueno Park pada saat musim semi yang terjadi sekitar bulan Maret hingga Mei.

Ueno Park memang tempat yang paling terkenal dan telah menjadi lokasi wisata Jepang yang paling diminati untuk melakukan hanami, yaitu piknik sambil menikmati mekarnya bunga sakura.

http://joeyjrockstars.wordpress.com/4-tempat-wisata-paling-indah-di-jepang/

3.      Eiffel Tower, Prancis

Prancis memiliki sejuta tempat eksotis dan romantis untuk mengisi liburan anda, dan Nama Eiffel tidak asing lagi bagi kita, Eiffel diikenal sebagai salah satu landmark paling terkenal di daratan eropa maupun di dunia, karena tidak ada struktur yang pernah dibangun seperti Menara Eiffel secara teknis walaupun ada banyak sekarang menara yang lebih tinggi di dunia seperti di dubai dan tokyo, Menara Eiffel ini memiliki ketinggian 984 kaki, dan menjadikannya sebagai salah satu bangunan tertinggi di dunia.

http://www.clicklifes.com/2013/05/tempat-tempat-wisata-terbaik-di-eropa.html

4.      Taman Bunga Keukenhof

Keukenhof Gardens adalah dunia taman bunga terbesar, dan benar-benar  menjadi promosi untuk industri bunga di Belanda. Sekitar tujuh juta bibit bunga yang ditanam setiap tahunnya di taman ini, dan bukan hanya bunga tulip, tetapi juga gondok, bakung dan bunga musim semi lainnya. Taman-taman ini terbuka dari minggu terakhir bulan Maret sampai pertengahan Mei. Keukenhof adalah salah satu tempat wisata di Belanda yang selalu menjadi favorit wisatawan.

5.      Desa Kinderdijk

Lebih dari 1.000 kincir angin lama yang masih ada di Belanda sampai saat ini. Konsentrasi terbesar dari kincir angin Belanda dapat ditemukan di dekat desa Kinderdijk ("tanggul Anak"). Untuk mengalirkan kelebihan air dari polder, yang terletak di bawah permukaan laut. 19 kincir angin ini dibangun sekitar tahun 1740. Kincir angin ini telah terpelihara sampai sekarang dan sekarang menjadi tempat wisata di Belanda yang cukup populer.

http://t0urdunia.blogspot.com/2013/06/daftar-10-tempat-wisata-di-belanda-yang.html

6.      Fiordland National Park

Fiordland didirikan pada tahun 1952, Taman Nasional Fiordland sekarang memiliki luas lebih dari 1,2 juta hektar, Di sini di Fiordlands anda akan menemukan tempat gletser yang telah banyak mengukir fiords yang dalam, dan yang paling terkenal dari Milford Sound.

http://rivanputra.wordpress.com/2012/01/28/10-tempat-terindah-di-selandia-baru-new-zealand/

7.      Appenzellerland

Ini adalah lahan untuk rumah Heidi. Di sini Anda akan menemukan segala macam jalan setapaknya dan kebugaran taman terbesar Nordik di Swiss. Pertunjukan sapi yang populer, dan penduduk setempat menikmati berdandan dengan kostum tradisional.

http://jktcargo.wordpress.com/2010/05/08/tempat-wisata-menakjubkan-di-swiss/

Menurut saya beberapa tempat-tempat wisata diatas patut untuk dikunjungi bersama keluarga, pasangan, teman-teman, maupun sendirian. Sekali-sekali kita juga membutuhkan refreshing untuk menyegarkan tubuh dari kepenatan aktifitas kita yang sangat banyak.