1. MENGENAL SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Proses Bisnis dan Sistem Infromasi Akuntansi

Proses bisnis merupakan urutan aktivitas bisnis untuk memperoleh, menghasilkan, serta , menjual barang dan jasa.

Para akuntan memanfaatkan proses bisnis perusahaan dalam bentuk siklus transaksi. Siklus transaksi (Transaction cycle) merupakan pengelompokan kejadian-kejadian terkait yang terjadi dalam suatu urutan tertentu. Kejadian (events) adalah aktivitas yang terjadi pada suatu waktu tertentu.

Terdapat tiga siklus transaksi utama yaitu :

· Siklus pemerolehan/pembelian (acquisition/purchasing cycle) adalah proses pembelian dan pembayaran untuk barang-barang atau jasa.

· Siklus konversi (conversion cycle) adalah proses mengubah sumber daya yang diperoleh menjadi barang-barang dan jasa.

· Siklus pendapatan (revenue cycle) adalah proses menyediakan barang atau jasa untuk para pelanggan dan menagih uangnya.

Sistem informasi manajemen-SIM (management information system-MIS) adalah system yang memproses data tentang satu organisasi , menyimpan dan memlihara data, serta menyediakan informasi yang bermanfaat untuk manajemen.

Data tentang proses bisnis yang dilakukan oleh satu perusahaan dikumpulkan , ikhtisarkan dan diorganisasikan untuk menghasilkan informasi yang membantu organisasi dalam mengawasi dan mengendalikan proses bisnisnya.

Sistem informasi akuntansi merupakan subsistem dari SIM yang menyediakan informasi akuntasi dan keuangan, juga informasi lain yang diperoleh dari pengolahan rutin atas transaksi akuntansi. SIA menangani informasi mengenai berbagai penjualan, mata uang, penagihan kas, pesanan pembelian, penerimaan barang,pembayaran, gaji dan jam kerja.

Banyak perusahaan berusaha untuk mengkonversi sistem informasi mereka yang terpencar menjadi Sistem perencanaan sumber daya perusahaan (enterprise resource planning-ERP system), ERP adalah suatu sistem manajemen bisnis yang mengintegrasikan semua proses bisnis perusahaan, termasuk subsistem-subsistem seperti subsistem pemasaran, produksi, sumber daya manusia dan akuntasi dan keuangan.

Penggunaan Sistem Informasi Akuntansi

Membuat Laporan Eksternal

Laporan-laporan eksternal mencakup laporan keuangan, SPT pajak dan laporan yang dibutuhkan oleh badan-badan pemerintahan yang mengatur perusahaan dalam industry perbankan dan utilitas. Laporan ini mengikuti struktur yang diterapkan oleh organisasi-organisasi seperti Financial Accounting Standards Board-FASB (Dewan Standar Akuntansi Keuangan AS), Securities and Exchange Commision-SEC(Badan pengawasan Pasar Modal AS), Internal Revenue Service-IRS(Dinas Pajak AS) dan regulator lainnya.

Mendukung Aktivitas Rutin

Para manajer memerlukan sistem informasi akuntansi untuk menangani aktivitas operasi rutin sepanjang siklus operasi perusahaan. Contohnya menerima pesanan, mengirimkan barang dan jasa, membuat faktur, dan lain-lain. Sistem computer dapat menanganitransaksi-transaksi yang berulang karena sekarang sudah banyak software pendukung untuk fungsi-fungsi akuntansi yang rutin dilakukan.

Medukung Pengambilan Keputusan

Informasi juga diperlukan untuk mendukung pengambilan keputusan yang tidak rutin pada semua tingkatan dari suatu organisasi.

Perencanaan dan Pengendalian

Informasi mengenai anggaran dan biaya standar disimpan oleh system informasi, dan laporan dirancang untuk membandingkan angka anggaran dengan jumlah actual. Dengan menggunakan alat scanner/pemindai untuk mencatat barang yang dibeli dan dijual menghasilkan terkumpulnya jumlah informasi yang banyak dengan biaya yang rendah dan memungkinkan pengguna untuk merencakan dan mengendalikan dengan lebih terperinci

Menerapkan Pengendalian Internal

Pengendalian internal (internal control) mencakup kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur dan sistem informasi yang digunakan untuk melindungi asset perusahaan dari kerugian dan untuk memelihara keakuratan data keuangan

Aplikasi dan Piranti Lunak Akuntansi

Aplikasi adalah program computer yang digunakan untuk memenuhi keperluan tertentu. Piranti lunak atau software pengolahan kata (word processing) dan lembar kerja elektronik (electronic spreadsheet) adalah contoh aplikasi.

Interaksi antara sistem informasi akuntansi dan seorangpengguna terutama terdiri atas :

1. Pencatatan kejadian dengan menggunakan formulir di layar monitor (on-screen forms)

2. Memasukan informasi tentang pemasok, pelanggan, karyawan dan produk ke computer

3. Pencetakan dokumen, seperti pesanan pemebelian dan faktur penjualan

4. Pencetakan laporan, seperti laporan keuangan dan analisis penjualan

5. Pelaksanaan permintaan informasi khusus untuk suatu maksud

Peran Akuntansi Dalam Hubungannya Dengan SIA

Arti dari system informasi akuntansi lainnya adalah dengan mempertimbangkan hubungan antara system informasi akuntasi dan pekerjaan akuntan. Seorang mahasiswa yang berada pada bidang akuntasi harus memahami SIA agar dapat bekerja dengan berbagai macam peran.

Akuntan Sebagai Pengguna

Para akuntan dan manajer keuangan menggunakan system akuntansi untuk semua fungsi (menyusun laporan eksternal, menangani transaksi rutin dan lain-lain).

Akuntan Sebagai manajer

Para manajer bertanggung jawab mengatur karyawan dan sumber daya untuk membantu suatu organisasi dalam mencapai tujuannya

Direktur keuangan dan kontroler adalah anggota penting dari tim perencanaan strategis dalam suatu organisasi. Para akuntan menginterpretasikan laporan yang disusun untuk berbagai jenis pengguna.

Akuntan Sebagai Konsultan

Akuntan yang sudah berpengalaman dapat menyediakan jasa konsultasi di banyak bidang, termasuk system informasi, perencanaan keuangan perorangan, akuntansi internasional, akuntansi lingkungan dan akuntansi forensic.

Konsultan memahami bagaimana system informasi mendukung proses-proses bisnisdan memahami tentang ketentuan untuk laporan keuangan dan juga resiko pengendalian internal.

Akuntansi Sebagai Evaluator

Akuntansi menyediakan bermacam jasa evaluasi yang berfokus atau bergantung pada system informasi akuntansi.

Auditor internal mengavaluasi berbagai unit di dalam organisasi untuk menentukan apakah unit itu telah mencapai misinya secara efektif dan efisien. Laporan audit merupakan laporan yang membahas evaluasi dan membuat rekomendasi untuk perbaikan.

Auditor internal juga dapat membantu mengembangkan pengendalian internal yang membantu memastikan efisiensi, efektivitas, serta kepatuhan pada hukum dan peraturan.

Auditor eksternal merupakan suatu kantor akuntan yang dibayar oleh suatu perusahaan untuk mengaudit laporan keuangan perusahaan itu demi memenuhi ketentuan hukum dan menambah kredibilitas atas laporan keuangan mereka.

Peran evaluasi lainya yaitu denganmemperluas peran akuntan sebagai evaluator dengan menyediakan berbagai macam jasa assurance.

Akuntan Sebagai Penyedia Jasa Akuntansi dan Perpajakan

Akuntan menggunakan software akuntansi untuk menyusun laporan keuangan untuk klien-klien dan software perpajakan untuk memberikan jasa perpajakan bagi klien-kliennya.

Demi memenuhi keinginan perusahaan agar perusahaannya terus maju akuntan harus selalu mengikuti perkembangan zaman terutama perkembangan teknologi informasi .

2. PROSES BISNIS DAN DATA SIA

Akuntan perlu untuk meninjau ulang dokumentasi, melakukan wawancara dan mengamati transaksi-transaksi untuk memahami system akuntansi klien. Sebagai akuntan perlu untuk :

1. Mengetahui informasi apa yang harus dicari

2. Mengetahui dimana mereka bisa mendapatkan informasi

3. Mengembangkan rencana untuk memperoleh informasi

4. Menyusun informasi dengan cara penuh arti

Proses dan Kejadian Bisnis

Proses bisnis adalah seperangkat aktivitas yang dilakukan oleh suatu bisnis untuk memdapatkan, menghasilkan dan menjual barang atau jasa. Pada suatu kegiatan bisnis terdapat siklus transaksi (Transaction cycle) mengelompokan kejadian terkait yang pada umumnya terjadi dalam suatu transaksi. Kejadian (events) merupakan berbagai hal yang terjadi pada saat-saat tertentu.

Siklus Pendapatan

Dibawah ini merupakan siklus pendapatan dari berbagai jenis organisasi saat sedang beroprasi :

1. Merespon permintaan informasi dari pelanggan

2. Membuat perjanjian dengan para pelanggan untuk menyediakan barang atau jasa di masa mendatang

3. Menyediakan jasa atau mengirim barang ke pelanggan

4. Menagih pelanggan

5. Melakukan penagihan uang

6. Menyetorkan uang kas ke bank

7. Menyusun laporan

Siklus Pemerolehan

Dibawah ini adalah siklus pemerolehan dari berbagai jenis organisasi saat sedang beroperasi :

1. Mendiskusikan dengan para pemasok

2. Memperoses permintaan

3. Membuat perjanjian dengan pemasok untuk membeli barang atau jasa di masa mendatang

4. Menerima barang atau jasa dari pemasok

5. Mengakui klaim atas barang atau jasa yang diterima

6. Memilih faktur-faktur yang akan dibayar

7. Menulis cek

Pengidentifikasian Kejadian Dalam Proses Bisnis

Para akuntan harus sudah terbiasa dengan proses bisnis agar dapat mengevaluasi atau mendesain satu system informasi akuntani. Pengetahuan tentang dasar-dasar siklus pendapatan dan pemerolehan dapat dijadikan data tentang proses-proses perusahaan.

Pedoman Mengakui Kejadian

Pedoman 1 : kenali kejadian pertama dalam suatu proses ketika seseorang atau suatu departemen dalam sebuah organisasi menjadi bertanggung jawab terhadap suatu aktivitas.

Pedoman 2 : abaikan aktivitas yang tidak memerlukan keikutsertaan agen internal.

Pedoman 3 : kenali suatu kejadian baru ketika tanggung jawab dipindahkan dari satu agen internal ke agen internal lainnya.

Pedoman 4 : kenali kejadian baru ketika suatu proses sudah diinterupsi dan dilanjutkan kemudian oleh agen internal yang sama. Setelah interupsi, seseorang di luar organisasi atau proses itu mungkin memulai proses tersebut. Sebagai alternative, proses itu dapat dilanjutkan pada suatu waktu yang sudah dijadwalkan.

Pedoman 5 : gunakan satu nama kejadian dan uraian yang mencerminkan sifat umum dari kejadian itu.

Pengorganisasian Data Dalam SIA

SIA merekam data tentang berbagai kejadian yang dibahas di bagian sebelumnya, termasuk perjanjian dengan para pelanggan (pemasok), barang atau jasa yang disediakan kepada pelanggan (yang diterima dari para pemasok), jumlah terutang dari para pelanggan (kepada pemasok) dan pembayaran oleh pelanggan (kepada pemasok).

System Manual Untuk Siklus Pendapatan dan Buku Besar

Kejadian yang mempengaruhi buku besar yaitu menerima dan mencatat pesanan penjualan, pengiriman, pembuatan pesanan pembelian dan menerima kas.

Pengorganisasian data dengan menggunakan dokumen sumber, jurnal dan buku besar. Contoh dari dokumen sumber adalah pesanan penjualan, slip pengemasan dan faktur.

Arsip Dalam SIA yang Terkomputerisasi

Dibawah ini adalah konsep-konsep penting mengenai data yang diorganisasikan dalam suatu file pada system terkomputerisasi :

ü Entity : suatu entitas adalah subjek tertentu tentang informasi apa yang disimpan

ü Field : satu unit data mengenai satu entitas

ü Record : seperangkat field yang saling berkaitan dari satu entitas

ü File : seperangkat record yang saling berkaitan

ü Transaction file : file transaksi menyimpan informasi tentang kejadian

ü Master file : file induk berisi informasi mengenai entitas dari kejadian

ü Reference data : beberapa field dalam master file berisi data acuan yang menguraikan entitas

ü Reference field : field yang berisi data acuan diidentifikasikan sebagai field acuan

ü Summary data : data ringkasan memperingkas transaksi-transaksi masa lalu

ü Summary field : field yang berisi data ringkasan diidentifikasikan sebagai field ringkasan

Jenis-Jenis File dan Data

Dua jenis file data penting adalah file induk dan file transaksi. Para akuntan yang mengambil bagian di dalam proses perancangan perlu memahami jenis-jenis file ini karena perubahan yang dibuat pada system akuntansi diterapkan melalui perubahan software dan perubahan rancangan file data.

File Induk

File induk mempunyai cirri-ciri sebagai berikut :

· File induk menyimpan data yang relative permanen mengenai agen-agen eksternal, internal atau barang dan jasa.

· File induk tidak menyediakan perincian mengenai transaksi-transaksi individual.

· Data yang disimpan dapat memiliki karakteristik sebagai data acuan maupun data ringkasan.

- Data acuan adalah data deskriptif yang relative permanen dan tidak di pengaruhi oleh transaksi.

- Data ringkasan diubah ketika kejadian, seperti pesanan dan pengiriman terjadi.

SIA biasanya berisi file induk mengenai tiga jenis entitas :

· Barang atau jasa – barang atau jasa diperoleh, dibuat atau dijual selama kejadian dalam siklus pemerolehan dan pendapatan organisasi.

· Agen eksternal – agen eksternal adalah anggota-anggota organisasi yang berada diluar perusahaan.

· Agen internal – agen internal adalah anggota-anggota organisasi yang bertanggung jawab atas berbagai kejadian di dalam suatu proses bisnis.

File Transaksi

File transaksi mempunyai cirri-ciri berikut :

· File transaksi menyimpan data tentang kejadian.

· File transaksi biasanya mencakup suatu field untuk tanggal transaksi.

· File transaksi biasanya mencakup informasi kuantitas dan harga.

· File transaksi berurutan sesuai dengan urutan kejadian di dalam siklis pendapatan dan pemerolehan.

Setiap kejadian yang memerlukan informasi harus dicatat dalam sebuah file transaksi sesuai dengan jenis kejadian. Jika terdapat dua kejadian dalam satu waktu maka dapat dicatat sebagai record tunggal di dalam file transaksi.

Hubungan Antara File Induk dan File Transaksi

File transaksi pastinya memiliki hubungan dengan file induk karena file induk sebagai reference untuk file transaksi. Setiap record transaksi akan memiliki data-data yang terdapat didalam file induk. Contoh file induk untuk barang memiliki suatu kode untuk barang yang di jual maka pada setiap transaksi penjualan barang akan mencantumkan kode barang di setiap file transaksi.

Manfaat Pemisahan Informasi ke Dalam Record Induk dan Transaksi

Peangorganisasian data lebih efisien ketika banyak pesanan yang harus dicatat. Keterangan umum tentang pesanan di simpan di file pesanan. Saat mencatat suatu pesanan pada file transaksi (menambahkan record ke file pesanan) sedangkan uraian lengkap dari produk tersedia di file persediaan (file induk).

Kejadian dan Aktivitas

Terdapat tiga jenis aktivitas yang ada pada SIA untuk suatu kejadian yaitu :

Pencatatan

Pencatatan mengacu pada penyimpanan dokumen sumber dan penyimpanan data kejadian dalam file transaksi. Dalam system tradisional data kejadian dicatat di dokumen sumber, pada SIA sekarang data dapat langsung dimasukan ke satu atau lebih transaksi di suatu system dan computer mencetak dokumen sumber yang digunakan dalam proses.

Pembaharuan

Pembaharuan mengacu pada tindakan mengubah data ikhtisar di suatu file induk untuk mencerminkan pengaruh dari kejadian.

Pemeliharaan File

Aktivitas pemeliharaan file mencakup menambahkan record induk, mengubah data acuan di dalam record induk dan menghapus record induk. Hanya data reference yang dibuat atau diubah dalam aktivitas pemeliharaan. Field-field pada ringkasan tidak terpengaruh.

3 MENDOKUMENTASIKAN SISTEM AKUNTANSI

Diagram Aktivitas UML

Unified modeling language (UML) digunakan untuk menentukan, memvisualisasikan, membangun dan mendokumentasikan suatu system informasi. UML dikembangkan sebagai suatu alat untuk analisis dan desain berorientasi objek.

Diagram aktivitas UML dan peta mempunyai beberapakarakteristik umum yang membuatnya bermanfaat :

· Baik peta maupun diagram aktivitas menyediakan representasi informasi grafis yang lebih mudah dipahami dibandingkan dengan urutan naratif.

· Peta menggunakan lambang standar untuk menyampaikan informasi seperti halnya legenda pada peta umum.

· Peta dan diagram aktivitas dibuat oleh ahlinya tetapi dapat dibaca oleh para pemakai dengan sedikit pelatihan.

· Baik peta maupun diagram aktivitas dapat menyediakan gambaran tingkat tinggi, seperti halnya tingkat rendah.

Overview Activity Diagram dan Diagram Detailed Activity

Organisasi diagram aktivitas dibedakan menjadi dua jenis yaitu :

· Overview diagram menyajikan suatu pandangan tingkat tinggi dari proses bisnis dengan mendokumentasikan kejadian-kejadian penting, urutan kejadian-kejadian dan aliran informasi antarkejadian.

· Detailed diagram sama dengan peta dari sebuah kota. Diagram ini menyediakan suatu penyajian yang lebih detail dari aktivitas yang berhubungan dengan satu atau dua kejadian yang ditunjukan pada overview diagram.

Membuat Overview Activity Diagram

Langkah-Langkah Pendahuluan

Langkah 1 : membaca uraian narasi dan mengidentifikasi kejadian penting.

Langkah 2 : memberikan keterangan pada narasi agar lebih jelas menunjukkan batasan kejadian dan nama-nama kejadian.

Pembuatan Diagram Aktivitas

Langkah 3 : menunjukan agen yang terlibat di dalam proses bisnis dengan menggunakan swimlanes.

Langkah 4 : membuat diagram untuk masing-masing kejadian dan tunjukan urutan kejadian ini.

Langkah 5 : menggambarkan dokumen yang dibuat dan digunakan di dalam proses bisnis. Tunjukan arus informasi dari kejadian ke dokumen dan sebaliknya.

Langkah 6 : menggambar table (file) yang dibuat dan digunakan di dalam proses bisnis. Tunjukan arus informasi dari kejadian ke table dan sebaliknya.

Membuat Detailed Activity Diagram

Langkah 1 : tambahan penjelasan narasi untuk menunjukan aktivitas.

Langkah 2 : buatlah table arus kerja.

Langkah 3 : identifikasilah diagram terperinci yang diperlukan.

Langkah 4 : untuk setiap detailed diagram, lakukan langkah 4a sampai 4g :

4a. buatlah swimlane untuk agen-agen yang terlibat pada satu atau beberapa kejadian yang ditunjukan pada detailed diagram.

4b. tambahkan segi empat panjang untuk setiap aktivitas di dalam kejadian yang didokumentasikan pada detailed diagram tersebut. Gunakan arus kerja sebagai acuan untuk mengidentifikasi aktivitas. Buatlah segi empat panjang pada swimlane agen yang melakukan aktivitas tersebut.

4c. gunakan garis tanpa putus untuk menunjukan urutan aktivitas.

4d. atur dokumen yang dibuat atau digunakan oleh aktivitas-aktivitas di dalam diagram itu.

4e. gunakan garis putus-putus untuk menghubungkan aktivitas dan dokumen.

4f. dokumentasikan setiap table yang dibuat, dimodifikasi atau digunakan oleh aktivitas dalam diagram yang ada dalam kolom computer.

4g. gunakan garis putus-putus untuk menghubungkan aktivitas dan table.

Overview Activity Diagram dan Detailed Activity Diagram

Berikut ini adalah dokumentasi diagram aktivitas UML yang disediakan yaitu :

1. Anotasi narasi yang menunjukan kejadian dan aktivitas.

2. Table arus kerja.

3. Overview activity diagram untuk proses pendapatan

4. Detailed activity diagram.

4. MENGIDENTIFIKASI RISIKO DAN PENGENDALIAN DALAM PROSES BISNIS

Pengendalian Internal dan Peran Akuntan

Pengendalian internal adalah suatu proses, yang dipengaruhi oleh dewan direksi entitas, manajemen dan personel lainnya, yang dirancang untuk memberikan kepastian yang beralasan terkait dengan pencapaian sasaran kategori sebagai berikut :

- Efektivitas dan efisiensi operasi.

- Kendala laporan keuangan.

- Ketaaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.

Pemahaman yang baik mengenai pengendali internal bagi akuntan yaitu :

· Tangggung jawab manager atas pengenendalian internal.

· Pengguna juga harus memahami pengendalian internal perusahaan sehingga dapat diterapkan dengan tepat.

· Akuntan juga memiliki peran penting sebagai perancang prosedur pengendalian internal yang mendorong ketaatan terhadap peraturan dan sasaran perusahaan.

· Dalam perannya sebagai evaluator, auditor internal dan auditor eksternal harus memahami system pengendalian internal.

Kerangka Kerja Dalam Mempelajari Pengendalian Internal : Komponen dan Sasaran Pengendalian Internal

Komponen Pengendalian Internal

Lima komponen pengendalian internal yang berpengaruh terhadap kemampuan organisasi dalam mencapai sasaran pengendalian internal yaitu :

1. Lingkungan pengendalian.

2. Penentuan risiko.

3. Aktivitas pengendalian.

4. Informasi dan komunikasi.

5. Pengawasan.

Sasaran Pengendalian Internal

Terdapat beberapa sasaran pengendalian yaitu :

1. Sasaran pelaksanaan.

2. Sasaran system informasi.

3. Sasaran perlindungan asset.

4. Sasaran kinerja

Penentu Risiko

Berikut adalah jenis-jenis risiko yaitu :

- Risiko pelaksanaan, risiko pelaksanaan mencakup risiko tidak tepatnya pelaksanaan transaksi.

- Risiko system informasi, risiko system informasi atau kesalahan pada system informasi perushaan melalui pencatatan, pembaruan atau pelaporan data yang tidak tepat. Karena system informasi mencatat transaksi perusahaan.

- Risiko perlindungan asset.

- Risiko kinerja.

Pengendalian Arus Kerja

1. Pemisahan tugas.

2. Penggunaan informasi mengenai kejadian sebelumnya untuk mengendalikan aktivitas.

3. Urutan kejadian yang diharuskan.

4. Menindaklanjuti kejadian.

5. Dokumen bernomor urut.

6. Pencatatan agen internal yang bertanggung jawab atas kejadian dalam suatu proses.

7. Pembatasan akses ke asset dan informasi.

8. Rekonsiliasi catatan dengan bukti fisik asset.

Sumber : Buku Sistem Informasi Akuntansi (Pengarang : Dasaratha V. Rama & Frederick L. Jones)