Sistem Informasi Akuntansi (part 2)

MEMAHAMI DAN MENDESAIN DATA AKUNTANSI

Basis data (database) adalah pengumpulan data terkait yang komprehensif. Basis data diatur oleh system manajemen basis data (fatabase management system), yang merupakan seperangkat program yang memungkinkan pengguna untuk menyimpan, memodifikasi dan menyaring informasi dari basis data.

Mengidentifikasi Dan Mendokumentasi File

File transaksi digunakan untuk mencatat informasi mengenai berbagai kejadian di dalam proses bisnis organisasi. Atribut-atribut record transaksi meliputi data transaksi, pelaku yang berhubungan dengan kejadian (misalnya, harga dan kuantitas persediaan yang dijual). File induk menyimpan data acuan dan data ringkasan tentang nernagai entitas yagng berkaitan dengan kejadian (barang/jasa perusahaan, agen internal, agen eksternal dan buku besar).

Diagram kelas UML dapat digunakan untuk mendokumentasikan

a)      Table-tabel dalam SIA

b)      Hubungan antartable

c)       Atribut-atribut table

Atribut Dan Hubungan

Terdapat tiga konsep pentingyang dikembangkan dari analisi kejadian yaitu :

Kunci Utama

Kunci utama (primary key) adalah atribut yang secara unik mengidentifikasi record table. Ketika record ditambahkan ke table, setiap record digunakan sebagai nilai kunci utama yang hanya mengidentifikasi record tersebut.

Kunci Asing

Kunci Asing (foreign key) adalah field di table yang merupakan kunci utama di beberapa table lainnya. Kunci asing yang digunakan untuk menghubungkan satu table dengan table lainnya.

Kardininalitas

Kardinalitas merupakan suatu bentuk banyaknya kejadian sepanjang waktu entitas yang dapat berhubungan dengan entitas lain. Terdapat 3 jenis kardinalitas yaitu

-          One to one

-          One to many atau many to one

-          Many to many

MEMAHAMI DAN MENDESAIN QUERY DAN LAPORAN

Query

Query adalah elemen penting basis data relasional. Bahasa query telah dikembangkan untuk memungkinkan pengguna berkomunikasi dengan DBMS dalam bentuk yang lebih terstruktur.

Structured query language (SQL) merupakan bahsa standar untuk melakukan query basis data relasional.

Jenis-Jenis Laporan

Tata Letak Halaman

-          Header halaman dapat digunakan untuk menentukaninformasi yang tampak di bagian atas setiap halaman.

-          Kotak label dan kotak teks dua elemen ini mengacu pada kotak label dan kotak teks. Kotak label bersifat statis dan tidak berubah ketika data yang mendasarinya berubah. Kotak teks bersifat dinamis.

-          Mengelompokan atribut. Laporan berkelompok adalah laporan yang dikelompokan menurut sesuatu.

Isi Laporan

Seperti query, perancagnan harus menganalisis kebutuhan informasi pengguna, kemudian memutuskan data apa yang perlu dimasukan di dalam setiap laporan. Informasi laporan dapat juga dipilih berdasarkan kriteria (misalnya, daftar penjualan hanya untuk kategori tertentu).

Laporan kejadian

Sebagian besar isi laporan kejadian menggunakan data yang tersedia didalam table transaksi. Contoh – contoh laporan transaksi meliputi pesanan pembelian, (PO), faktur pembelian, retur pembelian, pesanan penjualan, faktur penjualan, retur penjualan, pengiriman, penerimaan kas dan laporan produksi.

Kriteria digunakan untuk membatasi output pada kejadian-kejadian tertentu. Kriteria tertentu yang dapat digunakan pada laporan seperti itu meliputi penentuan rentang agen, barang/jasa, jenis kejadian dan tanggal untuk laporan kejadian.

-          Daftar kejadian sederhana menyediakan daftar kejadian yang sederhana selama suatu periode waktu yang disusun menurut tanggalkejadian atau nomor transaksi tanpa adanya pengelompokanatau subtotal.

-          Laporan perincian kejadian dikelompokan menampilkandaftar kejadian selama suatu periode dan umumnya dikelompokan menurut barang/jasa atau agen.laporan seperti itu dapat mencakup data acuan mengenai barang/jasa atau agne maupun perincian kejadian yang berhubungan dengan barang/jasa atau agen. Biasanya , subtotal dilaporkan pada laporan perincian kejadian dikelompokan.

-          Laporan ringkasan kejadian meringkas data kejadian menurut berbagai parameter. Contohnya adalah penjualan yang diringkas menurut bulan atau penjualan yang diringkas menurut pelanggan. Laporan ringkasan hanya menyajiakaninformasi ringkasan(misalnya enjualan bulanan) tidak menyebutkan kejadian-kejadian individu.

-          Laporan satu kejadian menyajiakan perincian mengenai satu kejadian. Contoh jenis laporan ini adalah faktur penjualan dan pesanan pembelian.

Daftar Acuan Dan Laporan Status

Tidak seperti laporan kejadian yang memfokuskan pada pengorganisasian dan peringkasan data kejadian, daftar acuan dan laporan status memfokuskan pada penyediaan informasi mengenai barang, jasa atau agen.

Daftar Acuan

Daftar acuan hanya melaporkan data acuan yang diambil dari table induk. Contohnya adalah daftar pelanggan dengan nama dan alamt, daftar pemasok, daftar produk yang terjual dan bagan akun-akun buku besar.

Laporan Status

Laporan status menyediakan data ringkasan mengenai barang, jasa atau agen. Laporan status dapat dibuat dalam bentuk terperinci atau ringkasan.

-          Laporan status perincian berkelompok menampilkan data ringkasan dan biasanya beebrapadata acuan mengenai barang, jasa atau agenmaupun kejadian (perincian yang mendukung) yang menyebabkan perubahan data ringkasan.

-          Laporan ringkasan status mendaftar data acuan dan data ringkasain mengenai barang, jasa atau agen. Berlawanan dengan ringkasan data kejadain, yang meringkas atau menggabungkan data kejadian, laporan ini meringkas status barang, jasa atau agen.

-          Laporan status satu barang/jasa/agen biasanya menyediakan data terperinci dan mencakup data acuan maupun data ringkasan untuk satu entitas, seperti pelanggan, pemasok atau unsur persediaan.

MEMAHAMI DAN MENDASAIN FORMULIR

Formulir Input : Isi Dan Organisasi

Data diorganisasikan dengan cara tertentu agar memungkinkan software basis data relasional menggunakanya secara fleksibel untuk merespons kebutuhan pengguna.

Perlunya Formulir

System yang mudah dioperasikan tidak mengharuskan pengguna untukmenemukan di mana seluruh data pesanan disimpan dan kemudian melihatatau mencatat data di dalam tiga atau empat table. Langkah-langkah entri data mengenai menempatkan informasi ini dari banyak table dan menuliskan informasi ke banyak table dapat digabungkan ke dalam satu formulir saja. Formulir menyajikan antarmuka (interface) yang mudah digunakan untuk pengguna akhir. Pengguna akhir tidak harus mengetahui desain table atau mencari table-table yang diperlukan untuk menyimpan data mengenai kejadian tertentu.

Jenis-jenis Formulir

-          Formulir entri satu record hanya menampilkan satu record pada satu waktu. Formulir ini digunakan untuk menambah, menghapus atau memodifikasi data di satu record satu table tertentu. Formulir ini sering kali digunakan untuk mengarsipkan data file induk.

-          Formulir entri bentuk table menyediakan desain seperti kertas kerja untuk memasukan banyak record di satu table. Jenis formulir ini sering kali digunakan untuk mencatat sekumpulan kejadian.         

-          Formulir entri multitable digunakan untuk menambahkan data ke lebih dari satu table.

Cara-cara Entri Data

 Data dapat dimasukan dalam sebuah formulir dengan empat cara berikut ini :

1.       Agen internal mengetik data.

2.       Agen internal memilih data untuk dimasukkan dengan menggunakan table pencarian (look-up table) tombol radio (radio button) atau kotak cek (check box).

3.       Agen internal memindai barcode produk atau kartu identifikasi pelanggan.

4.       Pengguna memasukan data dengan menggunakan formulir di situs web perusahaan.

Mengidentifikasi Formulir yang Diperlukan

Kebutuhan akan formulir tergantung pada :

a)      Data apa yang perlu dikumpulkan.

b)      Bagaimana data tersebut akan dikumpulkan.

Data yang diperlukan diidentifikasi berdasarkan kebutuhan akan informasi mengenai kejadian-kejadian di dalam proses dan mengenai agen, barang dan jasa terkait.

UML use case dapat digunakan untuk membuat model interaksi antara pengguna dengan system. Use case adalah urutan langkah-langkah yang terjadi ketika “pelaku” sedang berinteraksi dengan system untuk suatu tujuan tertentu. Diagram use case adalah penyajian grafis yang dapat menyediakan daftar use case yang terjadi di suatu aplikasi. Diagram use case juga bermanfaat untuk mempertimbangkan pengendalian internal. Deskripsi use case digunakan untuk menyediakan perincian dan biasanya ditunjukan sebagai langkah-langkah bernomor urut.

Mendokumentasikan Isi dan Organisasi Formulir : Pola desain Formulir

Terdapat lima unsur formulir yang memerlukan dokumentasi yaitu :

-          Atribut yang dicatat di table. atribut-atribut yang dicatat di table ditunjukan pada pola dokumentasi.

-          Atribut yang ditampilkan dari table. atribut tambahan bisa ditampilkan dari table lain untuk membantu petugas pencatat pesanan.

-          Field perhitungan formulir juga memasukan field yang dihitung dari data di table.

-          Kunci asing. isu terakhir yang diperhatikan pada saat anda mengembangkan pola formulir berkaitan dengan kunci asing.

-          Query. formulir utama dan subformulir masing-masing dirancang untuk menagkap informasi di suatu table atau query

Interaksi Dengan Formulir : Mengendalikan Input SIA

Elemen-elemen Antarmuka Formulir

Elemen antarmuka formulir merupakan objek-objek pada formulir yang digunakan untuk memasukan informasi atau melakukan tindakan. Berikut ini adalah beberapa elemen antarmuka :

-          Text boxes adalah ruang pada formulir yang digunakan untuk memasukan informasi yang ditambahkan ke table atau untuk menampilkan informasi yang dibaca dari table.

-          Label membantu pengguna untuk memahami informasi apa yang perlu dimasukan.

-          Look-up feature sering kali ditambahkan ke text box yang digunakan untuk memasukan kunci asing.

-          Common button digunakan untuk melakukan suatu tindakan.

-          Radio buttons memungkinkan pengguna untuk memilih salah satu dari seperangkat pilihan

-          Check boxes mirip dengan radio buttons, tetapi dapat memilih lebih dari satu pilihan.

Meningkatkan Akurasi dan Efisiensi Enri Data

Berikut ini adalah pengendalian yang dapat digunakan pada formulir entri untuk meningkatkan akurasi dan efisiensi entri data :

-          Kunci utama. Buatlah field yang secara unik mengidentifikasi record.

-          Fitur pencarian. Untuk beberapa atribut, informasi dapat disediakan pada formulir suatu daftar yang terlihat dari kotak teks ketika dipilih oleh pengguna.

-          Pemindaian. Jika data sudah siap di formulir barcode, pengguna dapat memasukannya dengan sebuah pemindai, bukan dengan mengetiknya.

-          Pemeriksaan record meliputi pembagian data yang telah dimasukan dengan informasi di suatu table untuk memeriksa apakah data tersebut valid.

-          Konfirmasi. Setelah atribut terkait divalidasi melalui fitur pencarian atau melalui pemeriksaan record, system dapat membantu pengguna mengkonfirmasi akurasi entri data dengan menampilkan informasi tambahan.

-          Integritas referensial. Anda dapat menetapkan sebuah system yang menguatkan hubungan satu dengan banyak.

-          Pemeriksaan format. Memastikan bahwa data aalah jenis, panjang dan format yang benar untuk field tertentu.

-          Aturan validasi. Menetapkan batasan atau kondisi mengenai apa yang dapat dimasukan di dalam suatu field atau lebih.

-          Default. Jenis pengendalian lainnya adalah menyajikan default selama entri data. Sebagai contoh tanggal sekarang dapat ditampilkan sebagai default untuk tanggal kejadian.

-          Melaraang field kosong. Mengharuskan pengguna untuk memasukan data di field-field penting.

-          Nilai yang dihasilkan computer. Akurasi dan efisiensi juga ditingkatkan dengan nilai-nilai yang dihasilkan oleh computer.

-          Mengingatkan pengguna untuk menerima/menolak data. Banyak aplikasi mengharuskan pengguna untuk meninjau ulang data yang dimasukan dan menerima, mengedit atau menolak informasi.

Mendesain Formulir

Formulir Entri Data Satu Record

Formulir ini merupakan formulir yang paling sederhana untuk didesain dan diimplementasikan dengan menggunakan DBMS karena hanya mencakup satu record do satu table.

Formulir Entri Data Bentuk Table

Formulir berbentuk table memiliki desain seperti kertas kerja yang berguna untuk menambahkan lebih dari satu record ke satu table.

Formulir Entri Multitable

Formulir multitable disusun ke dalam format formulir utama/subformulir.

Sumber : Buku Sistem Informasi Akuntansi (Pengarang : Dasaratha V. Rama & Frederick L. Jones)