1. MENGENAL SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
Proses Bisnis dan Sistem Infromasi Akuntansi
Proses bisnis merupakan urutan aktivitas bisnis untuk
memperoleh, menghasilkan, serta , menjual barang dan jasa.
Para akuntan memanfaatkan proses bisnis perusahaan dalam
bentuk siklus transaksi. Siklus transaksi (Transaction
cycle) merupakan pengelompokan kejadian-kejadian terkait yang terjadi dalam
suatu urutan tertentu. Kejadian (events) adalah aktivitas yang terjadi pada
suatu waktu tertentu.
Terdapat tiga siklus transaksi utama yaitu :
·
Siklus pemerolehan/pembelian (acquisition/purchasing cycle) adalah
proses pembelian dan pembayaran untuk barang-barang atau jasa.
·
Siklus konversi (conversion cycle) adalah proses mengubah sumber daya yang diperoleh
menjadi barang-barang dan jasa.
·
Siklus pendapatan (revenue cycle) adalah proses menyediakan barang atau jasa untuk
para pelanggan dan menagih uangnya.
Sistem informasi manajemen-SIM (management information system-MIS) adalah system yang memproses
data tentang satu organisasi , menyimpan dan memlihara data, serta menyediakan
informasi yang bermanfaat untuk manajemen.
Data tentang proses bisnis yang dilakukan oleh satu
perusahaan dikumpulkan , ikhtisarkan dan diorganisasikan untuk menghasilkan
informasi yang membantu organisasi dalam mengawasi dan mengendalikan proses
bisnisnya.
Sistem informasi akuntansi merupakan subsistem dari SIM yang
menyediakan informasi akuntasi dan keuangan, juga informasi lain yang diperoleh
dari pengolahan rutin atas transaksi akuntansi. SIA menangani informasi
mengenai berbagai penjualan, mata uang, penagihan kas, pesanan pembelian,
penerimaan barang,pembayaran, gaji dan jam kerja.
Banyak perusahaan berusaha untuk mengkonversi sistem
informasi mereka yang terpencar menjadi Sistem perencanaan sumber daya
perusahaan (enterprise resource planning-ERP
system), ERP adalah suatu sistem
manajemen bisnis yang mengintegrasikan semua proses bisnis perusahaan, termasuk
subsistem-subsistem seperti subsistem pemasaran, produksi, sumber daya manusia
dan akuntasi dan keuangan.
Penggunaan Sistem Informasi Akuntansi
Membuat Laporan Eksternal
Laporan-laporan eksternal mencakup laporan keuangan, SPT
pajak dan laporan yang dibutuhkan oleh badan-badan pemerintahan yang mengatur
perusahaan dalam industry perbankan dan utilitas. Laporan ini mengikuti
struktur yang diterapkan oleh organisasi-organisasi seperti Financial Accounting Standards Board-FASB (Dewan
Standar Akuntansi Keuangan AS), Securities
and Exchange Commision-SEC(Badan pengawasan Pasar Modal AS), Internal Revenue Service-IRS(Dinas
Pajak AS) dan regulator lainnya.
Mendukung Aktivitas Rutin
Para manajer memerlukan sistem informasi akuntansi untuk
menangani aktivitas operasi rutin sepanjang siklus operasi perusahaan.
Contohnya menerima pesanan, mengirimkan barang dan jasa, membuat faktur, dan
lain-lain. Sistem computer dapat
menanganitransaksi-transaksi yang berulang karena sekarang sudah banyak
software pendukung untuk fungsi-fungsi akuntansi yang rutin dilakukan.
Medukung Pengambilan Keputusan
Informasi juga diperlukan untuk mendukung pengambilan
keputusan yang tidak rutin pada semua tingkatan dari suatu organisasi.
Perencanaan dan Pengendalian
Informasi mengenai anggaran dan biaya standar disimpan oleh
system informasi, dan laporan dirancang untuk membandingkan angka anggaran
dengan jumlah actual. Dengan menggunakan alat scanner/pemindai untuk mencatat
barang yang dibeli dan dijual menghasilkan terkumpulnya jumlah informasi yang
banyak dengan biaya yang rendah dan memungkinkan pengguna untuk merencakan dan
mengendalikan dengan lebih terperinci
Menerapkan Pengendalian Internal
Pengendalian internal (internal
control) mencakup kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur dan sistem
informasi yang digunakan untuk melindungi asset perusahaan dari kerugian dan
untuk memelihara keakuratan data keuangan
Aplikasi dan Piranti Lunak Akuntansi
Aplikasi adalah program computer yang digunakan untuk
memenuhi keperluan tertentu. Piranti lunak atau software pengolahan kata (word processing) dan lembar kerja
elektronik (electronic spreadsheet)
adalah contoh aplikasi.
Interaksi antara sistem informasi akuntansi dan
seorangpengguna terutama terdiri atas :
1.
Pencatatan kejadian dengan menggunakan formulir
di layar monitor (on-screen forms)
2.
Memasukan informasi tentang pemasok, pelanggan,
karyawan dan produk ke computer
3.
Pencetakan dokumen, seperti pesanan pemebelian
dan faktur penjualan
4.
Pencetakan laporan, seperti laporan keuangan dan
analisis penjualan
5.
Pelaksanaan permintaan informasi khusus untuk
suatu maksud
Peran Akuntansi Dalam Hubungannya Dengan SIA
Arti dari system informasi akuntansi lainnya adalah dengan
mempertimbangkan hubungan antara system informasi akuntasi dan pekerjaan
akuntan. Seorang mahasiswa yang berada pada bidang akuntasi harus memahami SIA
agar dapat bekerja dengan berbagai macam peran.
Akuntan Sebagai Pengguna
Para akuntan dan manajer keuangan menggunakan system
akuntansi untuk semua fungsi (menyusun
laporan eksternal, menangani transaksi rutin dan lain-lain).
Akuntan Sebagai manajer
Para manajer bertanggung jawab mengatur karyawan dan sumber
daya untuk membantu suatu organisasi dalam mencapai tujuannya
Direktur keuangan dan kontroler adalah anggota penting dari
tim perencanaan strategis dalam suatu organisasi. Para akuntan
menginterpretasikan laporan yang disusun untuk berbagai jenis pengguna.
Akuntan Sebagai Konsultan
Akuntan yang sudah berpengalaman dapat menyediakan jasa
konsultasi di banyak bidang, termasuk system informasi, perencanaan keuangan
perorangan, akuntansi internasional, akuntansi lingkungan dan akuntansi
forensic.
Konsultan memahami bagaimana system informasi mendukung
proses-proses bisnisdan memahami tentang ketentuan untuk laporan keuangan dan
juga resiko pengendalian internal.
Akuntansi Sebagai Evaluator
Akuntansi menyediakan bermacam jasa evaluasi yang berfokus
atau bergantung pada system informasi akuntansi.
Auditor internal mengavaluasi berbagai unit di dalam
organisasi untuk menentukan apakah unit itu telah mencapai misinya secara
efektif dan efisien. Laporan audit merupakan laporan yang membahas evaluasi dan
membuat rekomendasi untuk perbaikan.
Auditor internal juga dapat membantu mengembangkan
pengendalian internal yang membantu memastikan efisiensi, efektivitas, serta
kepatuhan pada hukum dan peraturan.
Auditor eksternal merupakan suatu kantor akuntan yang
dibayar oleh suatu perusahaan untuk mengaudit laporan keuangan perusahaan itu
demi memenuhi ketentuan hukum dan menambah kredibilitas atas laporan keuangan
mereka.
Peran evaluasi lainya yaitu denganmemperluas peran akuntan
sebagai evaluator dengan menyediakan berbagai macam jasa assurance.
Akuntan Sebagai Penyedia Jasa Akuntansi dan Perpajakan
Akuntan menggunakan software akuntansi untuk menyusun
laporan keuangan untuk klien-klien dan software perpajakan untuk memberikan
jasa perpajakan bagi klien-kliennya.
Demi memenuhi keinginan perusahaan agar perusahaannya terus
maju akuntan harus selalu mengikuti perkembangan zaman terutama perkembangan
teknologi informasi .
2. PROSES
BISNIS DAN DATA SIA
Akuntan perlu untuk meninjau ulang dokumentasi, melakukan
wawancara dan mengamati transaksi-transaksi untuk memahami system akuntansi
klien. Sebagai akuntan perlu untuk :
1.
Mengetahui informasi apa yang harus dicari
2.
Mengetahui dimana mereka bisa mendapatkan
informasi
3.
Mengembangkan rencana untuk memperoleh informasi
4.
Menyusun informasi dengan cara penuh arti
Proses dan Kejadian Bisnis
Proses bisnis adalah seperangkat aktivitas yang dilakukan
oleh suatu bisnis untuk memdapatkan, menghasilkan dan menjual barang atau jasa.
Pada suatu kegiatan bisnis terdapat siklus transaksi (Transaction cycle) mengelompokan kejadian terkait yang pada umumnya
terjadi dalam suatu transaksi. Kejadian (events) merupakan berbagai hal yang
terjadi pada saat-saat tertentu.
Siklus Pendapatan
Dibawah ini merupakan siklus pendapatan dari berbagai jenis
organisasi saat sedang beroprasi :
1.
Merespon permintaan informasi dari pelanggan
2.
Membuat perjanjian dengan para pelanggan untuk
menyediakan barang atau jasa di masa mendatang
3.
Menyediakan jasa atau mengirim barang ke
pelanggan
4.
Menagih pelanggan
5.
Melakukan penagihan uang
6.
Menyetorkan uang kas ke bank
7.
Menyusun laporan
Siklus Pemerolehan
Dibawah ini adalah siklus pemerolehan dari berbagai jenis
organisasi saat sedang beroperasi :
1.
Mendiskusikan dengan para pemasok
2.
Memperoses permintaan
3.
Membuat perjanjian dengan pemasok untuk membeli
barang atau jasa di masa mendatang
4.
Menerima barang atau jasa dari pemasok
5.
Mengakui klaim atas barang atau jasa yang
diterima
6.
Memilih faktur-faktur yang akan dibayar
7.
Menulis cek
Pengidentifikasian Kejadian Dalam Proses Bisnis
Para akuntan harus sudah terbiasa dengan proses bisnis agar
dapat mengevaluasi atau mendesain satu system informasi akuntani. Pengetahuan
tentang dasar-dasar siklus pendapatan dan pemerolehan dapat dijadikan data
tentang proses-proses perusahaan.
Pedoman Mengakui Kejadian
Pedoman 1 : kenali kejadian pertama dalam suatu proses
ketika seseorang atau suatu departemen dalam sebuah organisasi menjadi
bertanggung jawab terhadap suatu aktivitas.
Pedoman 2 : abaikan aktivitas yang tidak memerlukan
keikutsertaan agen internal.
Pedoman 3 : kenali suatu kejadian baru ketika tanggung jawab
dipindahkan dari satu agen internal ke agen internal lainnya.
Pedoman 4 : kenali kejadian baru ketika suatu proses sudah
diinterupsi dan dilanjutkan kemudian oleh agen internal yang sama. Setelah
interupsi, seseorang di luar organisasi atau proses itu mungkin memulai proses
tersebut. Sebagai alternative, proses itu dapat dilanjutkan pada suatu waktu
yang sudah dijadwalkan.
Pedoman 5 : gunakan satu nama kejadian dan uraian yang
mencerminkan sifat umum dari kejadian itu.
Pengorganisasian Data Dalam SIA
SIA merekam data tentang berbagai kejadian yang dibahas di
bagian sebelumnya, termasuk perjanjian dengan para pelanggan (pemasok), barang
atau jasa yang disediakan kepada pelanggan (yang diterima dari para pemasok),
jumlah terutang dari para pelanggan (kepada pemasok) dan pembayaran oleh
pelanggan (kepada pemasok).
System Manual Untuk Siklus Pendapatan dan Buku Besar
Kejadian yang mempengaruhi buku besar yaitu menerima dan
mencatat pesanan penjualan, pengiriman, pembuatan pesanan pembelian dan
menerima kas.
Pengorganisasian data dengan menggunakan dokumen sumber,
jurnal dan buku besar. Contoh dari dokumen sumber adalah pesanan penjualan,
slip pengemasan dan faktur.
Arsip Dalam SIA yang Terkomputerisasi
Dibawah ini adalah konsep-konsep penting mengenai data yang
diorganisasikan dalam suatu file pada system terkomputerisasi :
ü
Entity : suatu entitas adalah subjek tertentu
tentang informasi apa yang disimpan
ü
Field : satu unit data mengenai satu entitas
ü
Record : seperangkat field yang saling berkaitan
dari satu entitas
ü
File : seperangkat record yang saling berkaitan
ü
Transaction file : file transaksi menyimpan
informasi tentang kejadian
ü
Master file : file induk berisi informasi
mengenai entitas dari kejadian
ü
Reference data : beberapa field dalam master
file berisi data acuan yang menguraikan entitas
ü
Reference field : field yang berisi data acuan
diidentifikasikan sebagai field acuan
ü
Summary data : data ringkasan memperingkas
transaksi-transaksi masa lalu
ü
Summary field : field yang berisi data ringkasan
diidentifikasikan sebagai field ringkasan
Jenis-Jenis File dan Data
Dua jenis file data penting adalah file induk dan file
transaksi. Para akuntan yang mengambil bagian di dalam proses perancangan perlu
memahami jenis-jenis file ini karena perubahan yang dibuat pada system
akuntansi diterapkan melalui perubahan software dan perubahan rancangan file
data.
File Induk
File induk mempunyai cirri-ciri sebagai berikut :
·
File induk menyimpan data yang relative permanen
mengenai agen-agen eksternal, internal atau barang dan jasa.
·
File induk tidak menyediakan perincian mengenai
transaksi-transaksi individual.
·
Data yang disimpan dapat memiliki karakteristik
sebagai data acuan maupun data ringkasan.
-
Data acuan adalah data deskriptif yang relative
permanen dan tidak di pengaruhi oleh transaksi.
-
Data ringkasan diubah ketika kejadian, seperti
pesanan dan pengiriman terjadi.
SIA biasanya berisi file induk mengenai tiga jenis entitas :
·
Barang atau jasa – barang atau jasa diperoleh,
dibuat atau dijual selama kejadian dalam siklus pemerolehan dan pendapatan
organisasi.
·
Agen eksternal – agen eksternal adalah
anggota-anggota organisasi yang berada diluar perusahaan.
·
Agen internal – agen internal adalah
anggota-anggota organisasi yang bertanggung jawab atas berbagai kejadian di
dalam suatu proses bisnis.
File Transaksi
File transaksi mempunyai cirri-ciri berikut :
·
File transaksi menyimpan data tentang kejadian.
·
File transaksi biasanya mencakup suatu field
untuk tanggal transaksi.
·
File transaksi biasanya mencakup informasi
kuantitas dan harga.
·
File transaksi berurutan sesuai dengan urutan
kejadian di dalam siklis pendapatan dan pemerolehan.
Setiap kejadian yang memerlukan informasi harus dicatat
dalam sebuah file transaksi sesuai dengan jenis kejadian. Jika terdapat dua
kejadian dalam satu waktu maka dapat dicatat sebagai record tunggal di dalam
file transaksi.
Hubungan Antara File Induk dan File Transaksi
File transaksi pastinya memiliki hubungan dengan file induk
karena file induk sebagai reference untuk file transaksi. Setiap record
transaksi akan memiliki data-data yang terdapat didalam file induk. Contoh file
induk untuk barang memiliki suatu kode untuk barang yang di jual maka pada
setiap transaksi penjualan barang akan mencantumkan kode barang di setiap file
transaksi.
Manfaat Pemisahan Informasi ke Dalam Record Induk dan Transaksi
Peangorganisasian data lebih efisien ketika banyak pesanan
yang harus dicatat. Keterangan umum tentang pesanan di simpan di file pesanan.
Saat mencatat suatu pesanan pada file transaksi (menambahkan record ke file
pesanan) sedangkan uraian lengkap dari produk tersedia di file persediaan (file
induk).
Kejadian dan Aktivitas
Terdapat tiga jenis aktivitas yang ada pada SIA untuk suatu
kejadian yaitu :
Pencatatan
Pencatatan mengacu pada penyimpanan dokumen sumber dan
penyimpanan data kejadian dalam file transaksi. Dalam system tradisional data
kejadian dicatat di dokumen sumber, pada SIA sekarang data dapat langsung
dimasukan ke satu atau lebih transaksi di suatu system dan computer mencetak
dokumen sumber yang digunakan dalam proses.
Pembaharuan
Pembaharuan mengacu pada tindakan mengubah data ikhtisar di
suatu file induk untuk mencerminkan pengaruh dari kejadian.
Pemeliharaan File
Aktivitas pemeliharaan file mencakup menambahkan record
induk, mengubah data acuan di dalam record induk dan menghapus record induk.
Hanya data reference yang dibuat atau diubah dalam aktivitas pemeliharaan.
Field-field pada ringkasan tidak terpengaruh.
3 MENDOKUMENTASIKAN SISTEM AKUNTANSI
Diagram Aktivitas UML
Unified modeling language (UML) digunakan untuk menentukan,
memvisualisasikan, membangun dan mendokumentasikan suatu system informasi. UML
dikembangkan sebagai suatu alat untuk analisis dan desain berorientasi objek.
Diagram aktivitas UML dan peta mempunyai
beberapakarakteristik umum yang membuatnya bermanfaat :
·
Baik peta maupun diagram aktivitas menyediakan
representasi informasi grafis yang lebih mudah dipahami dibandingkan dengan
urutan naratif.
·
Peta menggunakan lambang standar untuk
menyampaikan informasi seperti halnya legenda pada peta umum.
·
Peta dan diagram aktivitas dibuat oleh ahlinya
tetapi dapat dibaca oleh para pemakai dengan sedikit pelatihan.
·
Baik peta maupun diagram aktivitas dapat
menyediakan gambaran tingkat tinggi, seperti halnya tingkat rendah.
Overview Activity Diagram dan Diagram Detailed Activity
Organisasi diagram aktivitas dibedakan menjadi dua jenis
yaitu :
·
Overview diagram menyajikan suatu pandangan
tingkat tinggi dari proses bisnis dengan mendokumentasikan kejadian-kejadian
penting, urutan kejadian-kejadian dan aliran informasi antarkejadian.
·
Detailed diagram sama dengan peta dari sebuah
kota. Diagram ini menyediakan suatu penyajian yang lebih detail dari aktivitas
yang berhubungan dengan satu atau dua kejadian yang ditunjukan pada overview
diagram.
Membuat Overview Activity Diagram
Langkah-Langkah Pendahuluan
Langkah 1 : membaca uraian narasi dan mengidentifikasi
kejadian penting.
Langkah 2 : memberikan keterangan pada narasi agar lebih
jelas menunjukkan batasan kejadian dan nama-nama kejadian.
Pembuatan Diagram Aktivitas
Langkah 3 : menunjukan agen yang terlibat di dalam proses
bisnis dengan menggunakan swimlanes.
Langkah 4 : membuat diagram untuk masing-masing kejadian dan
tunjukan urutan kejadian ini.
Langkah 5 : menggambarkan dokumen yang dibuat dan digunakan
di dalam proses bisnis. Tunjukan arus informasi dari kejadian ke dokumen dan
sebaliknya.
Langkah 6 : menggambar table (file) yang dibuat dan
digunakan di dalam proses bisnis. Tunjukan arus informasi dari kejadian ke
table dan sebaliknya.
Membuat Detailed Activity Diagram
Langkah 1 : tambahan penjelasan narasi untuk menunjukan aktivitas.
Langkah 2 : buatlah table arus kerja.
Langkah 3 : identifikasilah diagram terperinci yang
diperlukan.
Langkah 4 : untuk setiap detailed diagram, lakukan langkah
4a sampai 4g :
4a. buatlah swimlane untuk agen-agen yang terlibat pada satu
atau beberapa kejadian yang ditunjukan pada detailed diagram.
4b. tambahkan segi empat panjang untuk setiap aktivitas di
dalam kejadian yang didokumentasikan pada detailed diagram tersebut. Gunakan
arus kerja sebagai acuan untuk mengidentifikasi aktivitas. Buatlah segi empat
panjang pada swimlane agen yang melakukan aktivitas tersebut.
4c. gunakan garis tanpa putus untuk menunjukan urutan
aktivitas.
4d. atur dokumen yang dibuat atau digunakan oleh
aktivitas-aktivitas di dalam diagram itu.
4e. gunakan garis putus-putus untuk menghubungkan aktivitas
dan dokumen.
4f. dokumentasikan setiap table yang dibuat, dimodifikasi
atau digunakan oleh aktivitas dalam diagram yang ada dalam kolom computer.
4g. gunakan garis putus-putus untuk menghubungkan aktivitas
dan table.
Overview Activity Diagram dan Detailed Activity Diagram
Berikut ini adalah dokumentasi diagram aktivitas UML yang
disediakan yaitu :
1.
Anotasi narasi yang menunjukan kejadian dan
aktivitas.
2.
Table arus kerja.
3.
Overview activity diagram untuk proses
pendapatan
4.
Detailed activity diagram.
4. MENGIDENTIFIKASI RISIKO DAN PENGENDALIAN DALAM PROSES BISNIS
Pengendalian Internal dan Peran Akuntan
Pengendalian internal adalah suatu proses, yang dipengaruhi
oleh dewan direksi entitas, manajemen dan personel lainnya, yang dirancang
untuk memberikan kepastian yang beralasan terkait dengan pencapaian sasaran
kategori sebagai berikut :
-
Efektivitas dan efisiensi operasi.
-
Kendala laporan keuangan.
-
Ketaaatan terhadap hukum dan peraturan yang
berlaku.
Pemahaman yang baik mengenai pengendali internal bagi akuntan
yaitu :
·
Tangggung jawab manager atas pengenendalian
internal.
·
Pengguna juga harus memahami pengendalian
internal perusahaan sehingga dapat diterapkan dengan tepat.
·
Akuntan juga memiliki peran penting sebagai
perancang prosedur pengendalian internal yang mendorong ketaatan terhadap
peraturan dan sasaran perusahaan.
·
Dalam perannya sebagai evaluator, auditor
internal dan auditor eksternal harus memahami system pengendalian internal.
Kerangka Kerja Dalam Mempelajari Pengendalian Internal : Komponen dan Sasaran
Pengendalian Internal
Komponen Pengendalian Internal
Lima komponen pengendalian internal yang berpengaruh
terhadap kemampuan organisasi dalam mencapai sasaran pengendalian internal
yaitu :
1.
Lingkungan pengendalian.
2.
Penentuan risiko.
3.
Aktivitas pengendalian.
4.
Informasi dan komunikasi.
5.
Pengawasan.
Sasaran Pengendalian Internal
Terdapat beberapa sasaran pengendalian yaitu :
1.
Sasaran pelaksanaan.
2.
Sasaran system informasi.
3.
Sasaran perlindungan asset.
4.
Sasaran kinerja
Penentu Risiko
Berikut adalah jenis-jenis risiko yaitu :
-
Risiko
pelaksanaan, risiko pelaksanaan mencakup risiko tidak tepatnya pelaksanaan
transaksi.
-
Risiko
system informasi, risiko system informasi atau kesalahan pada system
informasi perushaan melalui pencatatan, pembaruan atau pelaporan data yang
tidak tepat. Karena system informasi mencatat transaksi perusahaan.
-
Risiko
perlindungan asset.
-
Risiko
kinerja.
Pengendalian Arus Kerja
1.
Pemisahan tugas.
2.
Penggunaan informasi mengenai kejadian
sebelumnya untuk mengendalikan aktivitas.
3.
Urutan kejadian yang diharuskan.
4.
Menindaklanjuti kejadian.
5.
Dokumen bernomor urut.
6.
Pencatatan agen internal yang bertanggung jawab
atas kejadian dalam suatu proses.
7.
Pembatasan akses ke asset dan informasi.
8.
Rekonsiliasi catatan dengan bukti fisik asset.
Sumber : Buku Sistem Informasi Akuntansi (Pengarang : Dasaratha V. Rama & Frederick L. Jones)